Veja como driblar o acúmulo de tarefas manuais

Acúmulo de tarefasAo final do dia você vê que não fez metade do que havia planejado? Geralmente isso está ligado ao acúmulo de tarefas.

Para gerenciar melhor suas atividades, é importante saber o tempo de execução de cada uma delas. Isso será essencial para gerar melhores resultados.

Assim você evita ter papéis atrasados em sua mesa e na pressa de despachá-los acabar deixando algo passar despercebido, que com certeza gerará retrabalho lá na frente.

Garantir o padrão de qualidade dos serviços executados pensando em todas as etapas do processo é um das skills (habilidades) do profissional do futuro.

Para conhecer mais sobre as características do profissional do futuro, te indicamos a leitura do artigo Profissional do futuro no setor da saúde: saiba como ser um.

Para que você entenda melhor sobre o acúmulo de tarefas e como ele ocorre, listamos alguns motivos. Confira:

Má gestão do tempo

Na maioria dos casos, o principal responsável pelo acúmulo de tarefas é a falha na gestão do tempo.

Talvez por achar que é possível executar todas as demandas em um curto espaço de tempo ou por atrasos em demandas anteriores. Enfim, o resultado não poderia ser outro se não as demandar represadas sob sua mesa.

Mas essa não é a hora de se culpar, o momento ideal para tomar iniciativas é justamente quando somos desafiados. Para encontrar a solução volte algumas casas e entenda como você executa os processos e veja o que pode ser melhorado para agilizar o tempo de entrega.

Seja automatizando algum processo, solicitando o recebimento de documentos digitalizados em vez de físicos, enfim, estude o que será melhor para sua realidade.

O acúmulo de tarefas e o stress no trabalho

O stress te faz acumular tarefas e o acúmulo de tarefas te causa stress, chega um determinado momento que você não consegue distinguir o causador do stress.

O fato é que muito provavelmente o stress no trabalho diminua a qualidade das suas entregas.

Este motivo está muito mais ligado com sua saúde do que com o processo em si, por isso entenda o causador do stress no trabalho, se existe algo específico que acarreta no stress busque meios de contornar a situação.

Uma dica nesses casos é: Determine o que é importante e o que é urgente!  E lembre-se: se tudo é urgente, nada é urgente. É preciso entender qual de fato é a prioridade em suas demandas.

Em entrevista para o jornal O Globo o gerente de divisão da empresa de recrutamento Robert Half, Danylo Hayakawa dá a dica:

“As pessoas têm que diferenciar o que é urgente e montar um plano para fugir daquela sensação de que precisa terminar tudo num só dia. Também é importante saber dizer “não”, para evitar se transformar naquele “profissional esponja”, que absorve todas as demandas, mas não entrega nada”

Vale ressaltar que o stress pode acarretar em diversos problemas de saúde e deve ser levado a sério, se você não perceber uma melhora procure um profissional de saúde para te auxiliar.

Acúmulo de tarefas manuais na administração e gestão hospitalar

Pensando em uma instituição hospitalar existem diversas maneiras de se confundir e perder a mão na hora de realizar suas atividades:

Grande fluxo de demanda

Sabemos que não existe sazonalidade para o setor hospitalar, então sempre haverá demandas. Portanto sempre será necessário que os profissionais se adequem a esta realidade.

Não espere momentos para desafogar e recuperar o fôlego, para você o momento ideal é o agora, quanto mais tempo postergar suas atividades tenham certeza que maior serão as perdas.

Por falar em perdas esse é o próximo tópico.

Perdas irreparáveis

O pagamento em atraso de um fornecedor pode gerar juros, um boleto não pago pode acarretar no protesto em cartório, esse são exemplos básicos do que podem acontecer em decorrência do acúmulo e atraso de tarefas.

As dimensões das perdas ficam mais perceptíveis, quando você compreender a importância do seu trabalho, e a contribuição dele para a instituição a qual você presta serviços.

Acúmulo de tarefas no Faturamento hospitalar

Os custos hospitalares são altos então não é difícil concluir, por exemplo, que os faturamentos parados representam um número alto. Isso significa que um grande valor deixa de ser aplicado nas instituições simplesmente porque o faturamento não foi executado.

Quando olhamos o processo de faturamento por completo fica claro que o atraso no lançamento dos dados no prontuário compromete o fechamento da guia de faturamento, que consequentemente atrasará o faturamento e a criação dos lotes.

Viu só como neste exemplo podemos compreender a importância de cada profissional no faturamento hospitalar e como acumular tarefas compromete todo o processo?

Cabe aos gestores o alinhamento dos prazos entre as equipes e garantir que o cenário deste exemplo não aconteça em sua instituição.

E para gerir os prazos e equipes é necessário entender melhor cada etapa do processo hospitalar, pensando nisso te indicamos também essa leitura: Processo Hospitalar: você sabe como funciona?

Estratégias para driblar o acúmulo de tarefas manuais

A seguir listamos algumas dicas práticas para facilitar seu dia a dia:

Encontre novos meios de fazer as mesmas coisas

Como já havíamos falado anteriormente, realinhe seus processos de acordo com o tempo que você tem.

Uma dica é: transforme um grande projeto em atividades menores assim você terá a sensação de conclusão dessas pequenas tarefas o que certamente te motivará para continuar produzindo.

Faça exercícios de concentração

Poderíamos listar aqui uma série de exercícios de concentração, contar de 1 a 100, respirar, alongar-se porém isso é muito particular.

Descubra o que te acalma e te faz ter foco no trabalho e invista nisso, seja uma pausa para um café, uma leitura, se for possível ouvir uma música, o importante é conhecer o que te motiva.

Tenha visão macro

Faça uma pausa, observe seu cenário de uma outra perspectiva e tenha um olhar crítico, assim fica mais fácil saber como lidar com as inúmeras tarefas do seu dia.

Essa estratégia é bastante usada para resolução de conflitos, assim fica mais fácil explorar essa qualidade em diversas situações.

Use a tecnologia a seu favor

E para incrementar ainda mais suas estratégias de gestão de tempo e se livrar de uma vez por toda do acúmulo de tarefas conheças as soluções que a tecnologia proporciona.

Agendas online

Para gerir melhor o seu dia conheça as opções disponíveis das agendas online, com alertas para os seus principais compromissos.

Não se limite somente a agendar reuniões ou datas importantes, faça um cronômetro do seu dia utilizando esta ferramenta.

Sistemas de gestão de equipes

Para os gestores o primordial está em saber o que cada membro de sua equipe está fazendo, isso te possibilita delegar funções com muito mais facilidade.

Opte por sistemas com painéis de gestão de equipes, assim fica visualmente perceptível o que cada colaborador está fazendo.

Facilita até em casos de colaboradores com dificuldade para gerir suas demandas, e assim você pode designar a algum ponto de apoio extraindo o melhor da sua equipe e garantindo a eficácia na entrega.

Controle de horas

As ferramentas de “time tracking” te ajudam a cronometrar quanto tempo cada demanda leva para ser executada, assim é mais fácil se programar na hora de acrescentar qualquer atividade em sua agenda.

Com isso você garante que ao final do dia não falte tempo para cumprir os compromissos daquele dia.

Ferramentas de colaboração

Você consegue colocar um projeto que está desenvolvendo em uma plataforma online, onde seus colegas de trabalho podem te auxiliar. Durante entrevista para a Fast Company, a Vice-Presidente Sênior de marketing da Salesforce Marie Rosecrans, falou um pouco sobre ferramentas de colaboração:

“Se eu não sei todas as etapas necessárias, procuro quem possa ter as respostas. Ferramentas de colaboração on-line são o meu ponto forte. Por isso, descrevo meu projeto e convido outras pessoas a contribuir, fornecendo feedback e compartilhar suas ideias. ”

Você pode se surpreender como as soluções podem parecer mais simples vistas por outros olhos.

Com essas dicas esperamos que você consiga desmistificar o acúmulo de tarefas manuais e ver sua rotina de uma outra perspectiva.

Que tal iniciar hoje a busca por métodos que se encaixem na sua realidade para melhorar seu ambiente de trabalho e garantir assertividade nas entregas?

Procure soluções que atendam sua necessidade e facilitem o seu trabalho, vamos falar de faturamento hospitalar?

Quanto tempo você leva transmitindo os lotes dos xml’s faturados?

Já pensou que é possível automatizar esse processo?

Conheça a solução capaz de agendar transmissão de lotes, identificar erros e gerar relatórios de envios. Um conjunto de recursos que e te ajuda a prevenir glosas e aumentar seu faturamento.

Não fique refém dos prazos das operadoras de saúde.Acúmulo de tarefas