Como o BP reduziu 86% do seu tempo para conciliação de contas


Resumo

A rotina da equipe de faturamento da Beneficência Portuguesa de São Paulo era uma maratona contra o tempo. Enquanto o ponteiro do relógio caía, o time lutava para recursar glosas antes do fim do prazo. Assim, nem sempre a conciliação era feita de melhor forma possível e, com isso, o índice de glosas represadas só aumentava.

Depois que eles adotaram o Zero Glosa, tudo mudou: menos estresse e mais lucro. Veja só em números:

  • Redução de  54% do tempo para receber os valores após a conciliação de glosas
  • Redução de 61% dos saldos a conciliar
  • Redução de 86% do tempo para conciliação de contas

Neste artigo você vai entender como a BP superou essa complexidade, otimizou seu tempo e alavancou recursos. Confira!

 

O Hospital BP

Atualmente o maior polo privado de saúde da América Latina em números de leitos, a Beneficência Portuguesa de São Paulo foi fundada em 1859 por comerciantes portugueses.

Com mais de 1.000 leitos, 7.000 colaboradores e 3.000 médicos, a instituição atende mais de 1,8 milhão de pessoas por ano, sendo referência no atendimento médico-hospitalar em diversas especialidades de alta complexidade, como Cardiologia, Oncologia e Neurologia, entre outras.

A rede BP inclui hospitais e clínicas, além de um Centro de Educação e Pesquisa, que oferece cursos de pós-graduação, residência, aperfeiçoamento e fellowship.

Problema

A história da Beneficência Portuguesa de São Paulo é de crescimento latente ao longo dos anos. Naturalmente, os desafios foram se complexificando com o passar do tempo e, com isso, a ideia de automação de alguns processos foi tomando fôlego.

Todo o trabalho da equipe de faturamento era feito de forma manual. Mesmo que composto por uma equipe já qualificada, uma das principais queixas que o setor de faturamento apresentava era o lento ciclo dos processos.

Exemplo disso é que demorava cerca de um mês para que todo o processo de conciliação de glosas estivesse concluído.

Isso acarretava em um risco: o de não fechar os prazos.

Como há prazos determinados entre as operadoras e o hospital, a equipe corria contra o tempo para analisar e recursar dentro do período hábil.

Mas não só. Nessa maratona, às vezes os dados não eram computados corretamente. Aliás, o ser-humano não tem visão de águia. Por mais que a equipe fosse atenta a detalhes, nem sempre a conciliação de glosas era certeira. Somando desde centavos a cifras mais gordas, o resultado em longo prazo podia ser bastante amargo.

Eram milhões de reais em glosas represadas que poderiam estar fazendo a diferença na gestão do hospital.

Inteligência Artificial

Heróis só existem em histórias de quadrinho. Na vida real, não há ser humano com superpoderes capazes de fazer milagres em gestão financeira.

É aí que entra a inteligência artificial para revolucionar a gestão do ciclo de recebíveis. Foi pensando nisso que Antônio Polido, gerente financeiro do BP, começou então a buscar por soluções. Nessa jornada, ele passou por inúmeras propostas até encontrar a ZG.

Veja só o que ele contou sobre sua experiência durante essa busca:

No início de 2016, quando estávamos avaliando o que havia disponível no mercado; desde já se percebia que a parceria com a ZG tinha tudo para dar certo por conta da agilidade que ela tem em nos trazer informações, tirar dúvidas, e mostrar como as soluções podem acontecer”

Antônio Polido, Gerente Financeiro do BP
Antônio Polido, Gerente Financeiro do BP

Agora você vai entender como se deu essa parceria e os superesultados que Antônio e sua equipe atingiram graças ao uso da inteligência artificial. Vamos lá?

A solução

Ao implementar o Zero Glosa no BP, Antônio logo notou um certo alívio em sua equipe.

Com a automação de alguns processos, o time perfomava melhor e com mais segurança.

Logicamente, isso se refletiu em números.

Em termos de velocidade — um dos aspectos que a equipe mais se queixava — a solução foi sintomática: o tempo para ter os valores recebidos após o processo de recurso de glosas junto às operadoras reduziu em 54%.

Como isso aconteceu? os demonstrativos de pagamentos eram gerados automaticamente pelo Zero Glosa por meio do cruzamento dos padrões acordados entre operadora e hospital.

Portanto, bastava a equipe solicitar o pagamento à operadora.

Com o envio de informações confiáveis, a equipe se sentia mais segura durante todo o ciclo da conciliação.

Só para se ter uma ideia, em um ano, houve uma redução de 61% dos saldos a conciliar.

Ao longo do tempo, e com o crescimento do hospital, a fila de glosas estacionadas foi só aumentando.

Hoje, são cerca de 3 a 4 dias de recebimento “estocados” para serem analisados.

Nesse ritmo, a tendência é que, ao longo do tempo, não só a fila de glosas represadas diminua cada vez mais, como o lucro do hospital aumente em ritmo escalável.

Resultados

Com a chegada do Zero Glosa, imediatamente a equipe de conciliação foi a mais beneficiada. Isso porque o clima tenso de pressão e correria reduziu bastante.

Com o tempo, os resultados foram se espalhando por todo o hospital até desembocar no balanço contábil final do BP: mais lucro e menos desperdício.

A receita do BP vem crescendo continuamente. Mas por mais que o faturamento aumente, eles não necessariamente precisam aumentar sua equipe. Isso porque a conciliação eletrônica é capaz de fazer esse serviço.

Munidos de dados confiáveis, tanto operadora quanto hospital ganham tempo e objetividade durante as negociações.

O BP passou a ganhar mais também em credibilidade. Isso porque o Zero Glosa não envia informações desencontradas, erradas ou desatualizadas. As operadoras estão certas de que estão recebendo recursos respaldados em dados corretos.

Além disso, o Zero Glosa oferece a possibilidade de cruzar milhares de informações armazenadas no seu banco de dados de forma inteligente e intuitiva.

Assim, com todo o quebra-cabeça montado, a equipe financeira adquire uma visão completa sobre o panorama em que se encontra.

Com relatórios de business intelligence em mãos, a equipe passou a mapear as melhores decisões estratégicas com muito mais eficácia. Aliás, nos dias de hoje, informação mais do que nunca é poder.

Estes foram os resultados que o Zero Glosa gerou ao BP. E acredito que podemos fazer algo parecido por você. Tem dúvidas? então converse com a gente. Basta clicar aqui.

É o fim de achismo, tome decisões assertivas com a ajuda da inteligência artificial.