A conciliação financeira é uma prática necessária em qualquer gestão, de qualquer ramo. No setor hospitalar, essa atividade ganha importância redobrada.

Aliás, estamos lidando com um nicho com peculiaridades próprias e desafios recorrentes.  

Quem trabalha na área vive uma batalha contra o tempo. Mas como vencê-la? Neste artigo, iremos explorar 5 dicas para alavancar o processo de conciliação financeira do seu hospital.

Mas primeiro… O que é conciliação financeira?

Conciliação financeira é a atividade de verificar todo o fluxo de entrada e saída de caixa da instituição.  

Com isso, é possível identificar inconsistências e enxergar possíveis gargalos, além de avaliar se tal movimentação financeira equivale com o crédito esperado pela empresa. Entra nesse cálculo ainda o débito de contas a pagar.

Essa tarefa é bastante útil para o controle financeiro. E, no cenário hospitalar, ganha tamanha importância que geralmente é reservado uma equipe só para fazer isso diariamente.

Mesmo assim, é comum as inconsistências deixarem rastros, nem sempre perceptíveis, mas que podem impactar bastante no faturamento em médio ou longo prazo.

Como funciona a conciliação financeira no ramo hospitalar?

O trabalho de conciliação financeira hospitalar é um baita desafio porque lida com milhares de informações de demonstrativos.

Geralmente, a equipe responsável pela conciliação é a de Contas a Receber.

O que esse time faz é acessar o site de cada operadora para baixar os demonstrativos disponibilizados, interpretá-los e lançar as informações no sistema ERP do Hospital.

Isso porque, apesar de existir um padrão determinado pela ANS, o padrão TISS, cada operadora possui um formato de disponibilização da informação diferente, os ERP’s não estão preparados para ler informações em formatos particulares, o que leva o time a conferir caso por caso.

Falando assim, até parece que trata-se de um trabalho simples. Não é.

Essa equipe lida com um volume monstruoso de dados. E, mesmo que ela seja grande, esse trabalho manual requer tempo. Logo, é comum que os hospitais percam prazos para recursar glosas, por exemplo.

Para otimizar o trabalho de conciliação e, consequentemente, alavancar seu faturamento, confira estas 5 dicas abaixo:

Fronteira clara entre os times:

Em alguns hospitais, é comum que algumas equipes acumulem atividades distintas.  

Em equipes menores, normal que isso aconteça. Mas à medida que sua equipe for crescendo, tente dividi-la com atribuições focadas em determinadas funções.

Delegar múltiplas funções a um time pode ocasionar dispersão e dificuldade em gerenciar tarefas. Com a definição clara de atribuições entre as equipes, será possível garantir foco e concentração em determinado objetivo.

Já que o processo de conciliação financeira hospitalar é bastante complexo, o ideal é que haja um time focado nesta função.

Centralização de informações:

Aqui entra um princípio básico, mas não menos importante: organização.

Devido ao enorme volume de informações e documentos hospitalares que circulam na rotina, é normal que às vezes elas estejam descentralizadas e organizadas em diferentes sistemas.

Elas até podem estar organizadas, mas se não estiverem centralizadas, quem sofre é a equipe de conciliação.

Com as informações dispersas, o time de contas a receber precisa gastar tempo e energia para montar o quebra-cabeça e, só então, fazer o trabalho de conciliação.

Padronização de processos:

Quando algum item não é conciliado no ERP,  este fica categorizado como inadimplente e uma cobrança inadequada à operadora pode acontecer, descredibilizando a equipe financeira do Hospital. Para que isso não aconteça, é necessário que toda a equipe tenha em mente um fluxograma claro do processo.

Inclusive para revisar tarefas e conferir se algum item foi esquecido.

Portanto, não é aconselhável que cada membro siga um caminho que mais lhe convém.

Auditoria de contas:

A auditoria beneficia a gestão hospitalar como um todo, inclusive a equipe de contas a receber.

Isso porque ela passa um pente-fino no faturamento do hospital. Se algum gargalo for enxergado na equipe de conciliação, ele poderá ser sanado.

A periodicidade com que a auditoria é feita varia muito entre os hospitais e operadoras. Portanto, vai da intuição do gestor avaliar qual o momento certo de passar a lupa sobre o faturamento do hospital.  

Gestão da papelada:

São muitos. Milhares. A equipe de contas a receber lida com tantos papéis que fica difícil gerenciá-los.

Mas papel, nesse caso, é documento. É importante que haja processos muito claros de uso e armazenamento dessa papelada toda.

Com uma gestão adequada desse material, fica mais fácil encontrar um documento específico.

Por isso, vale a pena usar técnicas de biblioteconomia para organizá-los. Como estas abaixo:

• Defina lugares e pastas específicas para armazenamento.
• Separe os documentos por tipo e data. Use pastas ou etiquetas coloridas para facilitar a identificação
• Separe os materiais entre: correntes; pouco correntes e acervo (geralmente de baixíssimo manuseio)

• Se possível, digitalize o material e os armazene na nuvem.
• Automação: tema do próximo tópico.

Automação:

Equívocos na avaliação manual do fluxo financeiro pode levar a erros por parte da gestão. Por isso, é essencial que as informações sejam 100% confiáveis.

Hoje, o perigo de decisões fundadas em achismos pode ser sanado com o uso de tecnologias que fornecem dados confiáveis.

Aliás, não dá mais para depender da genialidade de um membro ou outro do time.

Se você quer manter um crescimento escalável e seguro do seu hospital, é necessário que haja ferramentas aliadas.

O fator tempo aqui é definitivo. Você enquanto gestor até pode extrair as mesmas informações que a inteligência artificial (ou quase). O que muda é a grande diferença na velocidade com que isso é feito.

Percebe que a tecnologia vem alterando nossas vidas numa velocidade impressionante? É importante se atentar ao poder viral que ela tem hoje.

Por isso, em meio a um cenário mercadológico flutuante, antecipar problemas e munir-se para combatê-los é uma estratégia crucial.

Outro aspecto vantajoso da automação é que isso fortalece a integração entre a equipe. Além de acelerar o processo de onboarding de novos funcionários.

O Zero Glosa é uma ferramenta que faz todo o trabalho manual pesado de forma automática, lendo os demonstrativos da operadora em diversos formatos, conciliando com a informação faturada e disponibilizando com um clique os arquivos XML/TISS.

Tais arquivos podem ser utilizados para conciliação automática nos ERP’s de mercado.

Sem papelada, sem inadimplência e sem perder os prazos.

As principais vantagens disso para o processo de conciliação financeira é a redução drástica de papéis, o ganho de tempo na operação e visualização dos indicadores, diminuição da intervenção humana, padronização de processos e, consequentemente, mais lucro para o hospital.