Elas são consequência de uma série de inconsistências geradas no prontuário do paciente, desde sua internação até sua alta.

Nesse período, são comuns problemas como guias não preenchidas, dados incompletos e/ou errados, ausência de assinaturas e procedimentos não autorizados.

Para complicar ainda mais esse cenário, uma prática que vem tomando cada vez mais força entre as operadoras é a de restringir os dias de envio dos arquivos XML’s, tornando-se uma realidade de diversos hospitais, laboratórios e clínicas que possuem dias (às vezes apenas 1 dia) específicos no mês para enviar todo o faturamento.

O desafio de reduzir o índice de rejeição nos dias de transmissão está em conseguir monitorar os cenários nas poucas horas para posterior correção do processo.

Adeus às más práticas

Ações imediatistas e não recomendadas são tomadas no calor do momento por falta de tempo hábil para se devolver uma conta ao setor de autorizações ou para abrir um chamado e aguardar atendimento da área de cadastro.

A prática de tentativa e erro até conseguir transmitir um arquivo XML não deve ser habitual, e para isso é necessário também treinamento constante de sua equipe.

A sensação de “problema resolvido” quando o arquivo finalmente passa sem críticas na operadora é um prazer momentâneo. É claro que existe a possibilidade de se sair ileso, mas quando não, o resumo disso é um só: retrabalho!

E voltando ao princípio de tudo, a saga começa no prontuário do paciente. Geralmente ele é composto por vários dados como:

• Identificação com nome completo,
• Data de nascimento,
• Sexo
• Nome da mãe
• Naturalidade
• Endereço completo
• Anamnese
• Exames
• Diagnósticos
• Tratamento efetuado
  

Ao longo desse processo, é registrado ainda todos os detalhes que acompanham o progresso do paciente, como data e hora de procedimentos realizados, bem como a identificação dos profissionais envolvidos.

Por isso, registrar com precisão toda a jornada do paciente em seu hospital é crucial para que não haja inconsistências no dia de transmitir seu faturamento.

Vale reforçar, porém, que os erros são comuns e que vez ou outra eles irão surgir. O que não quer dizer comodismo. Todo esforço para reduzir ao máximo os seus gargalos é válido.

Um deles, e que pode ser o ponto de partida para reduzir rejeições durante a transmissão, é implantar a Gestão por Processos.

Mas como implantar gestão por processos no meu hospital?

A transmissão de transmissão de contas hospitalares e faturamento final é resultado de uma longa sequência de eventos e equipes multidisciplinares. E envolve sobretudo a tríade:

• Prontuário
• Faturamento
• Financeiro

Corrigir o processo: isso é exatamente o que precisa ser realizado! Sabemos que não mudamos as pessoas de imediato, mas sabemos que se mostrarmos o impacto do trabalho de cada um no todo, as chances podem aumentar.

Ao estabelecer processos claros e coesos, o resultado é uma melhor integração dos dados.

É como num quebra-cabeça: à primeira vista parece muito complexo, mas à medida que as peças vão se encaixando, o processo se torna mais fácil.

Assim, o faturamento sai de vilão para o papel que realmente deve assumir: o de interlocutor do processo hospitalar no que tange à jornada burocrática do paciente.

Esqueça o vertical: tenha um visão horizontal do processo

É importante ter uma visão sistêmica do suas contas hospitalares e não uma noção departamental. Uma dica é percorrer todo o percurso prévio traçado pelo faturamento, de modo que se ligue todas as partes envolvidas numa perspectiva horizontal.

Desta forma, você consegue mapear pontos de melhoria e estabelecer processos claros para cada etapa.

Nada melhor, portanto, que tornar esse processo visual. Assim, todos os colaboradores podem entender em que ponto estão situados e como seu trabalho impacta no final. É literalmente desenhar para que todos entendam.

Isto exige planejamento e assessoramento contínuo de sua equipe. Com isso, você esclarece dúvidas, alinha pontos e põe a roda para rodar novamente, como num ciclo de melhora contínua.

Importância dos Check-Lists

Uma forma bastante útil é implementar o uso de check-lists na rotina das equipes que lidam com contas hospitalares. Na recepção, por exemplo, o uso de check-lists ao concluir o prontuário do paciente é crucial para evitar erros e diminuir retrabalhos.

Mais isso esbarra numa objeção comum: muito reclama-se da correria e da falta de tempo de quem trabalha com gestão hospitalar.

Fato que não é fácil, mas parte desse gargalo está associado ao retrabalho. Assim, ao implementar processo claros de modo que se evite o retrabalho, ganha-se tempo e redução de desperdícios.

Tente segmentar sua equipe

No dia do faturamento, é comum que algumas equipes acumulem funções de documentar, revisar e enviar os protocolos para o setor de faturamento. Com isso, nem sempre os erros são notados. E o resultado você já sabe: rejeições de guias no dia de transmissão dos faturamentos às operadoras.

Por isso, sempre que possível, estabeleça funções e segmentações claras entre sua equipe.

Desse modo, eles não se sentirão sobrecarregados e irão desenvolver pleno foco na atividade de revisão de contas hospitalares, diminuindo erros, portanto.

Quando informação é poder. E dinheiro.

Hoje, você teria facilmente em mãos as informações abaixo?

– Quais são as dificuldades e as recorrências enfrentadas por sua equipe no dia da transmissão?

– Qual o impacto financeiro de cada cenário?

– Quantos lotes, guias e itens tiveram problemas identificados apenas no dia do envio?

Se a sua resposta para alguma dessas perguntas foi não, você pode estar perdendo informações e a chance de tornar o processo mais eficaz. E pior: perdendo dinheiro.

Não deixe que este cenário postergue o seu prazo de recebimento, tenha em mãos com o ZG Transmissão as principais críticas, dando-lhe a chance de correção anterior à transmissão do arquivo para a operadora.

”