Como saber o tempo de armazenamento de documentos hospitalares?

Se você trabalha na administração hospitalar, muito provavelmente você tenha se feito a pergunta: “Qual o tempo de armazenamento de documentos hospitalares devo seguir? 

Ou até questionou se os documentos devem ter suas vias originais mantidas ou podem ser substituídas por cópias digitais. Tudo isso, em nome da otimização de espaço e melhorias na gestão dos diversos documentos. 

Infelizmente, nem todas adaptações podem serem realizadas, existem regras e normas a serem seguidas e é justamente sobre elas que falaremos neste artigo.

Por isso, recomendamos que você abra um bloco de notas e anote as principais dicas que separamos. Isso irá te ajudar a  manter seus arquivos organizados cumprindo as normas e legislações competentes.

Quais são as Documentações Hospitalares?

Pensando no âmbito médico-paciente e paciente-hospital existem algumas documentações necessárias para que todo o procedimento de atendimento ocorra perfeitamente, entre elas estão:

  • Ficha do paciente;
  • Prontuários médicos;
  • Guias de internação;
  • Laudo médico;
  • Exames laboratoriais e de imagem;
  • Autorizações de convênios;
  • Entre outros.

Para se aprofundar neste assunto te indicamos a leitura do artigo: Gestão de documentos Hospitalares: como gerenciar tanta papelada.

 

Vamos usar o exemplo dos exames de imagens…

  • Imagine que um hospital de médio porte realize 30 exames de imagem por dia.
  • Mensalmente estes números representam 900 exames realizados.
  • O que por ano somam 328.500 exames.
  • Totalizando mais de 6,5 milhões de resultados de exames após o período de 20 anos (prazo de armazenamento estipulado pelo Conselho Federal de Medicina

Imagine o trabalho que dará realizar a gestão física de todos estes documentos?

Justamente por isso está cada vez mais comum as instituições optarem por realizar a gestão destes documentos de maneira digital.

Mas é necessário estar atendo as leis que regulamentam este processo.

 

Tempo de armazenamento de documentos hospitalares, o que diz a lei?

O artigo 6, da lei nº 13.787 de dezembro de 2018, que diz a respeito do tempo de armazenamento de documentos hospitalares, regulamenta:

”Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados. ”

Ou seja, a instituição hospitalar tem por obrigatoriedade manter em registro todos os documentos de um paciente por um período mínimo de 20 anos, a contar da data de sua última atualização.

Ainda segundo a lei, estes documentos devem ser mantidos independente do paciente retirar ou não uma via

Pensando na preservação da integridade física durante todo o tempo de armazenamento dos documentos hospitalares, a digitalização pode ser realizada desde de que siga algumas normas. Confira quais são elas no próximo tópico.

 

Certificação Digital emitida pelo ICP-Brasil ou similar

O ICP-Brasil é o Órgão Federal responsável por emitir Chaves Públicas para proteção de documentos digitais.

Ele garante a veracidade e elegibilidade destes documentos durante seu tempo de armazenamento.

Por isso, ao optar por manter uma cópia digital dos documentos de pacientes tenha em mente a obrigatoriedade desta certificação. Também há opções similares disponíveis no mercado, mas é preciso que elas cumpram os  requisitos de aceitação.

Descarte do documento original

Esta não é necessariamente uma obrigatoriedade para manter um arquivo digital. Porém, a partir do momento em que uma instituição decide por manter uma cópia digital de um Exame de Imagem de um paciente, por exemplo, a via física pode ser descartada, mas este descarte deve ser realizado da maneira correta.

Uma opção é a destruição física por meio de trituração ou incineração destes arquivos, o que resguarda a privacidade os dados contidos neles. Isso é o mais importante.

Para este processo é válido uma análise prévia destes documentos por uma comissão validadora evitando assim brechas e falhas futuras.

SAME e PEP

Como a digitalização dos dados já é uma realidade para muitos hospitais existe o SAME – Serviço de Arquivo Médico e Estatística. O SAME é um departamento dentro da instituição responsável por organizar, classificar e disponibilizar os documentos de forma digital.

Logo, se você está decidido a implementar um arquivo digital, ou aprimorar o arquivo digital já existe em seu hospital, reserve energia para esta etapa pois ela será primordial.

Por sua vez, o PEP – Prontuário Eletrônico do Paciente ou até mesmo na sua versão física, contém informações sobre toda a trajetória de um paciente dentro de uma instituição de saúde: quadro clínico, medicações, exames realizados etc…

O PEP deve ser manuseado e mantido com o máximo cuidado possível pois todas as informações contidas nele são de extrema importância. Ele é fundamental tanto o corpo clínico de um hospital quanto para um paciente, podendo até mesmo servir de provas  em questões judiciais.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

Segundo a Lei de Resolução, proposta pelo Conselho Federal de Medicina nº 1.821/07, para manter os documentos no formato digital é necessário um GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos responsável por fazer a gestão dos arquivos digitalizados.

Utilizando soluções que prestem este serviço você pode garantir a organização dos documentos e tem ganhos em:

  • Espaço físico, pois o armazenamento é feito em Nuvem ou Database;
  • Redução ou até extinção do uso de papel nos arquivos;
  • Segurança da informação, restringindo o acesso aos documentos somente a usuários autorizados;
  • Agilidade nos processos internos;
  • Redução de custos por armazenagem;
  • Suporte das empresas fornecedoras do serviço de database.

Vale uma consulta detalhada das opções de empresas que prestem este serviço.

 

Garantindo a segurança dos dados

Como já mencionamos aqui, a criação de um Arquivo Digital traz diversos pontos positivos, como otimização de processos, agilidade de localização, facilidade de acesso, mas é justamente aí que mora o perigo.

Se você não estiver em dias com a segurança da informação na sua instituição, todas as documentações que você mantém online estarão suscetíveis a ataques cibernéticos.

Este controle de acesso também precisa ser realizado internamente através da auditoria dos colaboradores que tiveram acesso aos documentos protegidos por usuário e senha.

Investir na segurança dos dados armazenados online é de extrema importância para que garantir que esta estratégia seja eficaz. 

 

Recapitulando sobre o tempo de armazenamento de documentos hospitalares

Até aqui você aprendeu:

  • Quais são as documentações hospitalares;
  • As leis que regulamentam o tempo de armazenamento de documentos hospitalares;
  • O papel da ICP-Brasil para garantir a veracidade dos documentos arquivados;
  • Como o SAME pode me ajudar;
  • O que é um GED;
  • As vantagens de um GED;
  • A importância da segurança dos dados.

Agora que você está expert no tempo de armazenamento de documentos hospitalares, já está preparado para sua próxima auditoria hospitalar! 

Espera… Acha que ainda não!? 

Se você ainda tem dúvidas de como proceder e como conduzir uma auditoria hospitalar, te convidamos a leitura deste conteúdo esclarecedor.