Envio de XML automatizado: O futuro do faturamento hospitalar

Já imaginou um cenário onde o envio de XML com as guias de faturamento para as operadoras seja descomplicado e de maneira assertiva?

Surpreendentemente essa já é a realidade dos hospitais que viraram a chave e entenderam que a automatização deste processo, além de garantir bons resultados, reduz significativamente os erros que assombram esta etapa crucial do faturamento hospitalar.

É justamente sobre essa automatização e como ela pode ser útil para seu departamento que vamos falar hoje, acompanhe a leitura para saber mais.

Como funciona o envio de XML?

O envio de XML para as operadoras de saúde faz parte da rotina do departamento de faturamento de hospitais por todo o país.

Sendo um dos principais formatos de comunicação entre operadores e prestadores, para cobranças das guias médicas faturadas.

Por isso, o XML precisa seguir um padrão pré-definido, conhecido como Padrão TISS.

Para conhecer mais e se aprofundar neste assunto leia o artigo: Padrão TISS: como, quando e porquê? onde esclarecemos as principais dúvida sobre este tema.

No XML contém o lote de faturamento que reúne até 100 guias faturadas, pertinentes aos serviços médicos hospitalares prestados ao paciente.

Dessa forma é de extrema importância que este arquivo chegue nas mãos da operadora de saúde, afinal de contas, ele é uma das garantias de recebimento (total ou parcial) do valor cobrado.

Transmitindo os XMLs de faturamento

Por fim, após realizar todas as etapas do faturamento hospitalar que antecedem a transmissão do XML para as operadoras, é necessário realizar uma conferência na elegibilidade deste arquivo verificando se ele está de acordo com os padrões estabelecidos.

O envio do XML através do site da operadora é o meio mais comum de comunicação, entre as partes, geralmente esse envio é realizado através de formulários, onde são preenchidos os dados pertinentes ao arquivo anexando.

Até aí tudo bem… mas e quando se trata de dezenas de XMLs que precisam ser enviados no site da operadora?

Não podemos esquecer que na maioria dos casos as operadoras têm um dia exclusivo para recebimento desses arquivos, imagine todos clientes desta operadora transmitindo seus arquivos ao mesmo tempo?

O resultado não pode ser outro, senão, sites travando ou apresentando lentidão pelos diversos acessos sobrecarregando os servidores.

Erros e falhas no envio de XML

O cenário que apresentamos acima é apenas um dos diversos problemas que podem ocorrer na hora de enviar um arquivo XML para a operadora.

Até aqui você viu que o site da operadora pode ter muitas visitas de usuários, mas e quando quem precisa fazer diversos acessos nesses mesmo sites é você? Afinal muitos XMLs para transmissão vão demandar muito acessos!

Além de possivelmente sobrecarregar sua equipe e deixá-los suscetíveis a falhas, você ainda pode ter outro deflator neste momento: O TEMPO!

Sem dúvida garantir que o XML chegue ao operador no tempo estabelecido em contrato, é um dos principais requisitos para o recebimento da guia faturada.

Ainda assim, o não cumprimento deste prazo pode acarretar em glosas médicas e retrabalho para toda a equipe de conciliação.

Consequências das falhas no envio de XML

Conforme citamos acima, o não envio dos XMLs, envio fora do prazo ou com erros podem acarretar diversos problemas para uma instituição. O pior deles é o não recebimento do valor cobrado.

Em seguida veja quais outras consequências das falhas de envio de XML:

  • Aumento no índice de glosas;
  • Sobrecarga do time de conciliação financeira;
  • Queda do nível de serviço;
  • Perdas financeiras;
  • Recursos represados;
  • Entre outros.

Garantindo bons resultados no envio de XML

A equação parece simples: + Faturamentos Enviados = + Receita em Caixa

Mas talvez não seja bem assim que funcione, afinal de contas quando falarmos sobre qualidade de XML, estamos falando de:

  • 1º Seguir os Padrões;
  • 2º Consistência nas Informações;
  • 3º Transmissão Dentro do Prazo.

Dessa forma, o desafio é como garantir que estes três requisitos sejam cumpridos, mesmo com um grande volume de arquivos XMLs para ser transmitidos em um curto espaço de tempo.

A automatização é a solução

Se lembra quando citamos lá no início deste artigo, que a automatização já é a realidade dos hospitais que viraram a chave e entenderam como otimizar seus resultados? 

Pois bem, no lugar de sobrecarga de trabalho as instituições que aderiram a automatização na sua rotina colhem os frutos de uma gestão estratégica, como por exemplo, a redução no número de glosas por atraso no envio de XML.

Benefícios da automatização

Ao passo que você acompanhou a leitura do texto até aqui, acredito que já esteja convencido das vantagens que a automatização pode trazer para as instituições de saúde.

Mas se ainda restam dúvidas, veja abaixo os benefícios que a automatização dos processos financeiros pode trazer:

  • Redução do tempo na execução das tarefas;
  • Aumento da assertividade na entrega das demandas;
  • Visibilidade do andamento dos processos;
  • Acompanhamento da produtividade dos colaboradores;
  • Envio de XML dentro do prazo programado;
  • Otimização da conciliação financeira.

Entretanto estes são apenas alguns dos benefícios que vem com a automatização, sempre vale ressaltar que para garantir bons resultados utilizando automatizações são necessários alguns requisitos como:

  • A adesão da solução por todo o time;
  • Alimentar devidamente os sistemas integrados;
  • Definir prioridades, e o que a instituição espera de uma solução em automatização;
  • Encontrar bons parceiros de negócios.

Este último item talvez seja essencial para garantir o sucesso na implementação de uma automatização.

Afinal de contas, encontrar uma solução que te atenda e estabelecer um bom relacionamento com este parceiro de negócio pode ser crucial.

ZG Transmissão 

Assim como te apresentamos os benefícios da automação, você pode conhecer a solução que reúne as principais funções que precisam ser realizadas no dia da transmissão do arquivo XML para operadora.

Com ela você é capaz de:

  • Verificar a elegibilidade dos seus pacientes antes do faturamento;
  • Monitorar os ajustes manuais realizados nos XMLs;
  • Corrigir arquivos previamente;
  • Agendar a transmissão do faturamento;
  • Gerenciar capas de lote.

Por fim, Tudo isso sendo executado de maneira simplificada, dando visibilidade e auxiliando a gestão dos resultados de forma estratégica.

Comece hoje mesmo a otimizar o tempo transmissão do seu faturamento e a conquistar resultados ainda melhores. Nós estamos aqui para te ajudar!