Como o Grupo Santa Joana reduziu 2,5% do seu índice de glosas

Resumo:

A equipe de faturamento do Hospital Santa Joana enfrentava problemas com processos totalmente manuais.

Antes da adoção do Zero Glosa, o mindset da equipe era voltado pela tradição de processos que exigiam muita organização para gerenciar papeladas e bastante manejo para fazer análises complexas e recursos a tempo.

Ou seja: um trabalho de herói. Aliás, um hospital não funciona sem uma gestão eficiente.

Visando simplificar processos, ganhar tempo e, principalmente, dinheiro, a equipe decidiu investir no Zero Glosa. Veja só um resumo do que eles conseguiram:

– conciliação a nível de itens

– redução de 2,5% de seus índices de glosas

– acesso a informações estratégicas em tempo real

– separação clara entre o que é glosa e o que é inadimplência

– integração e agilidade de processos

Agora você vai entender como eles conseguiram atingir esses resultados. Continue conosco.

O hospital

O Grupo Santa Joana é um centro de saúde especializado em dar as boas-vindas a bebês.

Com tamanha especialização, o grupo é referência nesse segmento da medicina, como em partos de alto risco e anestesia obstetrícia.

O tratamento humanizado para mãe-bebê é um dos nortes do Santa Joana.

O grupo também é filiado ao Instituto Vermont Oxford, que soma os 700 melhores centros neonatais do mundo com foco em recém-nascidos prematuros. O objetivo da instituição é compartilhar experiências e as melhores práticas no segmento.

Os problemas

Excesso de trabalho manual, falhas internas e falta de clareza dos dados eram os principais problemas enfrentados pela equipe.

Como o trabalho de faturistas no setor hospitalar é cercado por códigos-padrão, natural que falhas rotineiras surjam.

Além disso, muito tempo era dedicado a atividades operacionais, o que acaba por afetar atividades estratégicas.

E você deve saber que pensar em ações estratégicas é um trabalho que exige concentração, cabeça fresca e dados confiáveis.  

Foi-se o tempo de dar tiro no escuro. Tomar decisões com base no achismo é um risco que pode ser evitado com a adoção de soluções estratégicas.

Além disso, ao analisar as contas, a equipe não sabia exatamente qual era a fronteira entre os casos de glosas e os de inadimplência.  

E isso afetava o processo de recursos e conciliação. Aliás, entender profundamente a natureza das contas é fundamental para a argumentação em processos de recuperação de créditos.

Até então, o hospital contava com um histórico das operadoras que mais glosavam. No entanto, não havia informações a nível de item.

Por exemplo: saber qual o índice de glosas de item X.

Ter este dado é essencial para entender quais itens são mais glosados e, partir disso, tomar ações estratégicas.


“Saber qual operadora glosava mais e os itens que eram glosados por essa ou por outra operadora? Não tínhamos isso. Nós tínhamos um histórico das operadoras que mais glosavam, mas não chegávamos a nível de itens assim”, disse Rogério Cardoso, gerente financeiro do Santa Joana.

Rogério Cardoso – Gerente Financeiro do Santa Joana

A solução

Diante disso, a equipe entendeu que era necessário modernizar seus processos para elevar tanto o nível da gestão quanto o volume de entrada no caixa do hospital.

É o tal efeito cascata: você soluciona um problema e, com isso, outras benesses são desencadeadas.

Foi quando eles resolveram testar o Zero Glosa.

Um dos aspectos destacados por Rogério com o uso da ferramenta foi  a agilidade. Isto é, um desempenho de gestão dificilmente atingido apenas com processos manuais.

“O ganho para o Santa Joana é agilidade. Quando você tem a informação mais rápida, a tomada de decisão também é mais rápida”, declara.

Um exemplo: “Se você percebe que uma glosa foi gerada por erro interno, ou erro do convênio, você tem uma ação do comercial mais rápido”, explica Rogério.

Com isso, há uma melhor integração entre os departamentos. E os ganhos vão além do faturamento: uma equipe ainda mais satisfeita e produtiva.

Pensar em gestão também é pensar no capital humano, aliás, são eles quem põem a mão na massa.

Com a adoção do Zero Glosa, os colaboradores não sofrem mais com a pressão e o medo de errar detalhes simplórios, mas que passam despercebidos e que, se somados, podem causar muita perda financeira no longo prazo.

Agora, eles estão mais tranquilos pois sabem que podem confiar na automação dos processos.

Obviamente,  a consequência é um time mais motivado e produtivo.

“A ferramenta é de fácil utilização. O trabalho realizado antes do Zero Glosa era por planilhas, era um trabalho completamente manual”, conta Ana Paula, analista de Recurso de Glosas do Santa Joana.

Ana Paula – analista de Recurso de Glosas do Santa Joana

Resultados

Adeus às montanhas de papéis e planilhas! Não que o papel tenha perdido relevância, trata-se de um documento. O problema é justamente o excesso e a morosidade no manuseio deles.

Hoje, a equipe de faturamento acompanha informações em tempo real através de um painel personalizado do Zero Glosa.

Glosa ou inadimplência?

Eu tinha relatórios sobre pagamento de faturas, cuja diferenças eu sempre considerava como glosa. Hoje consigo separar, dentro de uma fatura, o que é Glosa do que é inadimplência” conta Rogério.

 

Hoje, com o Zero Glosa, a equipe faz o gerenciamento do fluxo financeiro do hospital em painéis.

Com isso, é possível acompanhar a “rotina” das glosas. Isto é: sua evolução, suas quedas, além dos andamento dos recursos feitos junto às operadoras.

Graças ao acesso a essas informações. O pessoal do Santa Joana conseguiu:

– conciliação a nível de itens

– redução de 2,5% de seus índices de glosas

– acesso a informações estratégicas em tempo real

– separação clara entre o que é glosa e o que é inadimplência

– Integração e agilidade de processos

Outro aspecto tangente aos resultados gerados é que, com o Zero Glosa, os gestores passaram a acompanhar a produtividade da equipe.

“Nós chegamos a acompanhar a produtividade do profissional que está fazendo o recurso. O quanto o colaborador traz de caixa para dentro da empresa em relação àquilo que ele recursou. Isso traz um ganho muito grande pra empresa”, afirma Rogério.

Além disso, a equipe passou a enxergar gargalos antes não vistos através das informações geradas pela ferramenta.

Havia algumas falhas internas – como equívocos durante o preenchimento de cadastros – que eram atribuídas às operadoras.

Ou seja, era um problema interno lançado sob a responsabilidade de terceiros. Não por má-fé, mas por falta desconhecimento. Daí a importância da informação.

“A principal vantagem do zero glosa é o retorno de informação e a agilidade nesse processo”, conta Ana Paula.

“O Zero Glosa é uma ferramenta gerencial. Não é somente para recurso de glosas. Ela interliga outras áreas, e por isso conseguimos fazer um processo de melhoria conjetural”, complementa.

Enfim, você acabou de entender como o Grupo Santa Joana deu um giro de 180º em sua gestão.

Enfrenta algum problema parecido por aí? então vamos conversar! Garanto que nosso time de especialistas pode te ajudar a amadurecer processos e diminuir suas glosas!