RESUMO

Morosidade. Esse era o principal entrave da Equipe de Faturamento do Hospital Nipo-Brasileiro.

Com o crescimento do hospital, as contas foram se complexificando cada vez mais e, devido ao trabalho manual, o time enfrentava um verdadeiro oceano de dados que demandam bastante tempo.  

“Garantir resultados efetivos em saúde e manter a sustentabilidade das unidades” é um dos pontos da missão institucional do Nipo-Brasileiro. Por isso, a equipe resolveu dar um passo além ao adotar o Zero Glosa.

Veja como eles deram um verdadeiro salto em sua gestão:

• Redução de 42% do índice de Glosas logo no primeiro ano de uso da ferramenta.
• Dobrada a taxa de Conciliação de glosas
• Tempo de análise de demonstrativos reduzido de 15 dias para 4 horas
• Tempo de conciliação de glosas reduzido de 1 semana para 1 hora
• Mensuração de performance de toda a equipe, favorecendo feedbacks

Agora você vai entender como esses resultados foram atingidos e os benefícios gerados. Para isso, continue lendo este artigo.

O HOSPITAL

Referência em todo o Estado de São Paulo, o Hospital Nipo-Brasileiro (HNB) foi fundado em 1988. Hoje, ele se destaca pela modernidade e adoção de tecnologias. Ao todo, são 243 leitos, entre apartamentos e enfermarias.

O HNB também é referência em procedimentos pouco invasivos através do uso de técnicas de vídeo e de angioplastia avançadas.

O hospital recém-inaugurou ainda o Laboratório de Intervenção Cardiovascular, que oferece equipamentos de ponta para o atendimento às urgências de cardiologia, neurologia e vascular.

É por essas, e por outras, que o Hospital Nipo-Brasileiro conta hoje com a certificação ONA Nível 3, a mais alta possível, pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).

OS PROBLEMAS

Para se ter uma noção, somente o processo de análise de recursos de glosas do HNB demorava de uma até duas semanas para ser concluído, dependendo da operadora.

Isso porque era necessário que os colaboradores conferissem item a item, conta a conta, por paciente.

Os grandes convênios com maior faturamento eram os que mais demandavam tempo, já que, naturalmente, o processo de análise de milhões requer um trabalho minucioso para evitar perdas que podem afetar o faturamento significativamente.

Mas todo ser-humano é propenso a falhas. Por isso, as glosas hospitalares são uma realidade que assombram hospitais de norte a sul do paÍs, sem exceção.

Em se tratando de operadoras de grande porte, o analista de glosas enfrentava um trabalho ainda mais espinhoso.

“Suponha que haja agulhas glosadas de uma grande operadora. Imagine só a quantidade de agulhas que deve ser analisada uma a uma no demonstrativo”, disse Bruno Hashimoto, lotado no setor de conciliação de glosas do HNB.

Bruno Hashimoto, Conciliação de glosas.

Lentidão

Ainda de acordo com Bruno, se a operadora fosse muito grande, o processo de conciliação de glosas às vezes demorava quase uma semana para ser finalizado.

A lentidão dos processos também afetava a equipe de transmissão. O fantasma da morosidade assombrava o time desde a fase de geração de arquivo até a importação no site de cada operadora.

“Um dos nossos maiores problemas era ter que zipar o arquivo pra poder enviar [para as operadoras] de 5 em 5”, desabafou Michelle Fuentes, da equipe de Transmissão.

Michelle Fuentes, equipe de Transmissão.

Antes da adoção do Zero Glosa, em 2015, o HNB tinha um percentual de glosas que geralmente oscilava entre 6 e 8%. Uma taxa razoavelmente baixa.

No entanto, a equipe entendeu que era necessário modernizar processos para evitar ainda mais perdas.

Com isso, o hospital não só reduziu drasticamente suas glosas, como otimizou todo o seu ciclo financeiro gerando mais lucro.

Agora você irá entender como isso aconteceu.

A SOLUÇÃO

Ao adotar o Zero Glosa, o impacto positivo foi sentido por toda a equipe e também pela diretoria.

Isso porque a versatilidade da solução é capaz de oferecer funcionalidades que se adequam à necessidade de cada um do time.

Quer analisar as glosas por padrão? Você consegue.

Quer fazer uma análise detalhada por motivo de glosas? Você consegue.

Sendo ainda mais específico:

Quer analisar  um equipo que foi glosado de todas as contas ao alcance de um clique? Você também consegue.

Ou seja, é o perfil e a necessidade do profissional que vai ditar qual a melhor maneira de extrair o máximo da solução.

Bruno Endres, setor de glosas do HNB.

“E o tempo nem se fala: a gente consegue fazer análises de uma maneira muito mais rápida e eficaz, além de diminuir muito o risco de erros humanos, porque todo mundo é propenso a errar”, declara Bruno Endres, do setor de glosas.

“Antes eu analisava um material de 15 contas uma a uma, por exemplo, agora posso analisar as 15 contas de uma vez só”, complementa.

RESULTADOS

Antes, a equipe do Nipo-Brasileiro demorava cerca de 15 dias para analisar os demonstrativos das várias operadoras. Agora,  eles conseguem fazer isso em cerca de quatro horas.

E, no setor de conciliação de glosas, os resultados também não decepcionaram: o que antes demorava cerca de uma semana, agora é finalizado com a média de uma hora a uma hora e meia.

Hoje conseguimos conciliar o dobro do que conseguíamos antes, e num prazo menor”

O time de Transmissão também sentiu efeitos positivos. Agora com o Zero Glosa, a equipe pode enviar os arquivos para as operadoras sem precisar zipá-los. Além de poder enviá-los em maior quantidade – antes isso tinha que ser feito de 5 em 5.

“Coisas que levavam 3 horas para poder enviar, hoje em 1 hora já fizemos todo o envio e ainda conseguimos ter resposta do que foi aprovado e do que não foi. É muito simples e prático”, reforça Michelle.

Redução de Glosas

No ano de 2015, o percentual de glosas do HNB era entre 6 e 8%.

Em 2016, já com o Zero Glosa,  o pessoal do hospital conseguiu recuperar uma glosa inicial de 7% para 4%, uma redução de 42%.

“E a gente consegue ter melhoria contínua. Em alguns meses há oscilações. Mas o percentual de glosas inicial caiu bastante, e a glosa final também”, afirma Cláudia Santos, supervisora financeira e recurso de glosas do hospital.

Cláudia Santos, supervisora financeira e recurso de glosas do HNB.

Cláudia explica também que, graças aos indicadores embutidos na ferramenta, é possível avaliar o quanto eles conseguiram recuperar dentro de um respectivo mês.

“Hoje conseguimos conciliar o dobro do que conseguíamos antes, e num prazo menor”, diz.

“Além disso, temos uma equipe  que não se afasta mais por tendinite”, brinca a supervisora.

Outro aspecto tangente ao software é que, com ele, Cláudia passou a conseguir medir a capacidade produtiva de toda a equipe.

O que acaba sendo bastante útil para o processo de feedbacks constantes.

E isso fomentou uma cultura que elevou a performance e satisfação de todos da equipe de faturamento .

https://youtu.be/PlaWUM91Cu0

Relação com o time ZG

Michelle conta que, apesar da extensão do Zero Glosa, bastou um único período de treinamento para que eles aprendessem a extrair tudo dele.

“A equipe que venho e auxiliou no treinamento deixou tudo muito claro. Foram bem específicos. Um único período de treinamento foi o suficiente para aprendermos tudo sobre a ferramenta”, declara.

Mas é normal que surjam dúvidas. Por isso, temos uma equipe disposta a atender nossos clientes quando precisam. Inclusive, é a agilidade desse pessoal que o Bruno destaca:

“A equipe do Zero Glosa é super atenciosa. Estou aqui desde a implantação do software e sempre quando temos problemas a gente liga e eles respondem praticamente de imediato”, conta.

E você? Precisa de algo? Imagino que, se você leu até aqui, é porque se identificou com a situação que o HNB enfrentava.

Então vamos conversar!