Trabalhar com gestão financeira hospitalar é estar cercado de milhares de informações que fica difícil gerenciá-las de maneira estratégica. Se você tem uma imensidão de dados, é neles que se escondem as respostas para os eventuais entraves que afetam o ciclo financeiro do seu hospital.

O desafio está em saber como cruzar tudo isso e extrair informações estratégicas para otimizar a gestão como um todo.

Por isso, separamos 5 dicas para te ajudar nesse processo.  Afinal, não adianta você ter um arsenal de informações se não saber como usá-las a seu favor (ou se está fazendo o uso adequado delas).

Agora vamos às dicas. Continue conosco.

1. Otimização de custos

A lei aqui é enxugar. Os custos associados à gestão financeira hospitalar são altíssimos, por isso, não dá pra deixar dinheiro na mesa.

Devido à complexidade da rotina hospitalar, não é fácil diagnosticar a origem de cada centavo gasto, nem avaliar qual foi seu custo-benefício ou qual é o mais ou menos importante naquele momento.

Um bom começo é a otimização dos custos fixos e variáveis. No ramo hospitalar, é comum os custos fixos representarem boa parte do orçamento. Logo, é interessante você tentar diminuí-los, quando possível, para que assim sobre uma margem maior de recursos para investimentos.

Para isso, invista em auditorias periódicas para identificar gargalos. Ao passar a lupa sobre seus custos, identifique aqueles que podem ser eliminados ou reduzidos sem que afete a qualidade do serviço prestado.

Não é um exercício fácil, por isso, vale a pena fazer testes. Então, é importante definir prioridades e objetivos dentro de períodos específicos.

Nada de querer abraçar o mundo com os braços. Não dá.

Depois de passar o pente-fino em sua gestão, é possível que você consiga alargar sua margem de custos variáveis e, portanto, focar em criatividade e inovação, características essenciais para qualquer instituição se manter competitiva no mercado.

Identificar problemas e priorizar soluções e uma ótima tática de otimização de custos.

Se você se debruçar sobre todos os seus custos, certamente irá encontrar alguma inconsistência que, se sanada, representa mais dinheiro para seu orçamento. E, claro, a tecnologia está aí para te auxiliar nisso com visão microscópica sobre seu faturamento.

2. Metodologia de gestão

Apagar incêndios faz parte da rotina de quem não tem uma gestão clara, objetiva e focada em previsibilidade. Mas, com as ferramentas adequadas, ao qualquer sinal de faísca você já antecipa a solução.

É fato que a gestão financeira hospitalar é tão complexa que fica difícil imaginar uma gestão tão “pacífica”. E é justamente por isso que há de se pensar em soluções profundas para ao menos aliviar esse processo.

Em administração hospitalar, geralmente não há uma cultura robusta de controle de gastos e registros completos. Não por desleixo, mas por que alguns processos excede a capacidade humana de lidar com milhares de dados diariamente, mesmo que com equipes grandes.

Ainda assim vale a pena estabelecer a cultura de controle.

Você já adota em seu hospital alguma metodologia de gestão?

Existem várias, como por exemplo a metodologia Lean, focada na melhoria da produtividade.

O termo Lean traduzido para o português significa “enxuto”. Ele surgiu no Japão na década de 80 associado à indústria automobilística.  Lean manufacturing” foi o método adotado pelos japoneses para acelerar a produção de veículos.

Resumidamente, essa metodologia prega uma série de otimizações para gestão de processos, potencialização da equipe e desenvolvimento ágil e constante.

A metodologia abriga várias técnicas e ferramentas disponíveis no mercado para agilizar processos.

Um exemplo é o KanBan, prática que consiste em tornar os processos visuais através de cards coloridos organizados num moral com divisões de categorias para que você possa acompanhar o desenvolvimento deles.

Muitas empresas ainda adotam o mural físico, mas hoje há ferramentas onlines, como o Trello, que tem sido cada vez mais adotado na rotina das empresas. 

3. Não se esqueça do lado humano

Em meio a tanta tecnologia brotando e sendo implantada nos hospitais, o lado humano da equipe pode acabar ficando de escanteio. Lembre-se: a motivação tem relação direta com a produtividade da equipe.

Gerir informações financeiras é um trabalho melhor feito em conjunto. Se seu time não se sentir engajado, certamente isso refletirá no seu desempenho.

Abandone também a ideia de que ser produtivo é estar sempre ocupado e acumulando horas extras constantemente.

Uma levantamento feito pelo professor Robert C. Pozen, da MIT Sloan, constatou que pessoas produtivas têm hábitos comuns: eles planejem suas tarefas e definem prioridades e objetivos, tanto para si quanto para a equipe.

Além disso, algumas práticas são essenciais para acionar o melhor de cada membro da sua equipe, dentre elas:

• Valorização e feedbacks constantes
• Relacionamento humanizado
• Plano de carreira e incentivos
• Definição de metas

Ao elevar a performance da sua equipe, você aumenta a qualidade das informações geradas, uma vez que problemas como dados incompletos ou não sustentáveis; guias não preenchidas e profissionais não capacitados tendem a diminuir.

4. Treine sua capacidade de interpretação

Você acessa seus relatórios, constrói indicadores e tem diante de si uma infinidade de cenários possíveis.

Ter a habilidade de cruzar tudo isso e gerar ações estratégicas requer muito jogo de cintura.

Para isso, é importante rever seus padrões.

Pensar em soluções estratégicas é pensar diferente. E isso não significa necessariamente olhar para fora. Mas, às vezes, observar os detalhes.

Até parece simples, mas o nosso cérebro pode nos sabotar. Isso porque ele é naturalmente configurado para não prestar atenção no que já é habitual. Trata-se de um modo de poupar energia.O fenômeno tem até o nome: desvanecimento de Troxler. Uma espécie de ilusão de óptica.

Em seu livro “Perspicácia: Aprenda a pensar como Sherlock Holmes”. A psicóloga e  escritora Maria Konnikova destacou que “para observar, você deve aprender a separar a situação da interpretação, do que está vendo.”

O próprio Sherlock Holmes já disse: “você vê, mas não observa”.

5. Não se esqueça dos indicadores

Você já deve ter ouvido falar deles, ou até mesmo já adota alguns. Bastante usado em qualquer ramo, os indicadores são os que dão norte para sua gestão financeira hospitalar. É com eles que você consegue mensurar seus resultados, planejar o futuro e corrigir a rota em caso de desvio.

Mas eles são muitos e para diferentes fins, por isso nem todos sabem como aplicá-los. Na realidade hospitalar, os indicadores para gestão são indispensáveis.

Sinteticamente, existem 5 categorias de indicadores. São elas:

• Lucratividade
• Rentabilidade
• Estrutura de capital
• Liquidez
• Atividade

Para cada uma delas, há uma série de indicadores que você pode usar para acompanhar seu ciclo, tais como: Ebitda, ticket médio, margem bruta, margem líquida, fluxo de caixa, giro de caixa, ROI, faturamento e e.t.c.

Os custos fixos e os custos variáveis também são indicadores, falamos sobre eles no primeiro tópico.

Outro aspecto relevante é notar quais tipos de dados financeiros você tem em mãos. Em geral, há os dados existentes e disponíveis, dados existentes e não disponíveis e dados não existentes e necessários.

Ao conseguir listar todos eles, você reúne as peças do tabuleiro, resta saber como usá-las.

Por fim, neste artigo, você entendeu que:

• Enxugar custos é um ótimo passo para otimização da sua gestão
• Um time engajado e produtivo eleva a performance dos resultados, e que quantidade não é qualidade.
• Implantar modelo de gestão é necessário para o alinhamento e desenvolvimento constantes.
• Cuidado: seu cérebro pode te boicotar. Pensar estrategicamente é pensar diferente. Ver não é observar.
• Usar indicadores serve para guiar sua planejamento e fazer ajustes, se necessário.

Agora, aproveite para afiar mais seus conhecimentos sobre a importância dos indicadores em gestão hospitalar. É só clicar no link abaixo.

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Você já conhecia alguma das estratégias que citamos aqui?

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