Gerir uma equipe hospitalar nunca foi fácil. Hoje, em tempos de competitividade acirrada, flutuações econômicas e escalada nos preços de insumos médicos, a palavra “produtividade” soa como música aos ouvidos de gestores.
Não existe fórmula mágica para atingi-la, mas é possível adotando uma série de boas práticas que requer cultura corporativa, paciência e estratégia.
Antes de tudo, é importante destacar que você só irá tornar sua equipe mais produtiva se ela se sentir engajada. Ou seja, você precisa antes engaja-la para depois colher os frutos da produtividade.
Cultive o engajamento
Como você avalia o engajamento da sua equipe hospitalar?
O trabalho de quem atua com ciclo financeiro hospitalar muitas vezes é bastante técnico. Mas o relacionamento entre equipe não precisa ser também. O ideal é que não seja.
Se muito do trabalho nesse ramo é manual, antes de empregados, estamos lidando com seres-humanos cheios de complexidades e necessidades diferentes.
Logo, não é tarefa fácil elevar todos eles ao pico da paixão corporativa. Quando falamos em engajar sua equipe, é crucial uma liderança guiada por softs skills, que são competências comportamentais voltadas pela empatia.
Diferente das hard skills, que são habilidades técnicas, as soft skills são mais fluidas e de difícil mensuração, pois envolve capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
Assim, um líder que faz um trabalho humanizado, que conversa com seus membros a fim de trocar feedbacks, expectativas e experiências, é capaz de extrair o melhor de cada um.
Outro ponto importante é solidificar na mente de cada membro de seu time a importância dele para seu hospital. Deixe sempre claro para a equipe que o trabalho dela influencia diretamente no sucesso do faturamento final.
Quando um funcionário nota propósito em seu serviço, naturalmente ele se esforça mais.
Além disso, muito tem se falado ultimamente em “mindful leadership”, técnica cada vez mais adotada em gestões corporativas, de qualquer ramo. Trata-se de uma liderança focada em eficiência e clareza, guiando decisões racionais mesmo em momentos sob pressão.
A ideia é que, ao exercitar a lucidez e o foco na resolução de problemas, o automatismo fica de escanteio e, logo, melhores decisões são tomadas.
Um líder assim influencia a performance de todo o time, que sente-se mais energizado ao ter um gestor mais “humano” ao seu lado.
Uma vez conquistando o engajamento de seu time, é hora de adotar estratégias para aproveitar ao máximo o que cada um tem a oferecer e, assim, elevar a performance da sua gestão hospitalar. Vamos nessa?
Cultura da Comunicação Integrada
A gestão hospitalar é um longo processo que vai desde negociações comerciais até o faturamento. No meio disso entra:
- Fechamento de contratos com operadoras, fornecedores, e e.t.c
- Cadastro de regras no HIS
- Atendimento ao paciente
- Auditoria de contas
- Faturamento
Ou seja, é um trabalho que envolve equipes diversas, passando pela recepção, agendamento, consultas, exames e enfermaria, por exemplo.
É importante que todos eles saibam o que consta nos contratos de modo que, na pré-autorização, não cumpram serviço que fuja do acordado com operadoras.
Para isso é necessário uma comunicação robusta. A padronização de processos entre essas equipes deve ser integrada de acordo com o escopo de trabalho de cada uma.
Deixar isso claro exige uma cultura de comunicação integrada, de modo que cada equipe saiba qual procedimento adotar nas mais diversas situações. Claro, isso é um projeto de longo prazo.
Cultura não se muda do dia pra noite e, portanto, dar os primeiros passos é o que vale.
Mas sejamos realistas, é praticamente impossível que todos os setores estejam a par de todas a regras de cada operadora conveniada.
Por isso é importante que eles sejam assessorados continuamente para que acumulem estes conhecimentos a médio e longo prazo.
Outro ponto importante é criar a cultura da segurança psicológica entre seu time. Os colaboradores sentem-se à vontade para fazer sugestões e críticas?
Não deixe que o medo e a insegurança limite a performance da sua equipe. Ao criar um ambiente de trocas mútuas, sem julgamentos, você está inserido num ambiente de contínuo aprendizado.
Foco no planejamento operacional
Não é novidade que o planejamento é essencial. Mas nem sempre ele está claro. Para tornar sua equipe hospitalar mais potente, invista no planejamento operacional, a base que sustenta o planejamento tático e estratégico.
Enquanto o planejamento tático e estratégico é voltado para o médio e longo prazo, respectivamente, e com visões mais amplas, o planejamento operacional é voltado para ações rotineiras. Nele, se inclui políticas e guias procedimentais em situações do dia a dia.
Ao estabelecer objetivos específicos para sua equipe hospitalar, ela se torna mais consciente do que está fazendo.
Desse modo, tanto o gestor quanto o time ganham em alinhamento de expectativas com foco em atingir estratégias amplas.
Uma estratégia útil poder ser o uso de mapas mentais, tornando assim suas ideias visuais e atrativas.
No tocante a resolução de problemas complexos, típicos em rotina hospitalar, o uso de mapas mentais pode auxiliar bastante na simplificação de ideias e projetos, comunicando com facilidade a todas às equipes multidisciplinares que compõem uma gestão hospitalar.
Há disponível na internet sites e softwares de criação de mapas mentais, com versões grátis e pagas, tais como XMind; Coggle e Mind Meister.
Para guiar o seu planejamento e fazer com que seu colaborador de fato colabore, é interessante usar métricas adequadas para medir a eficiência ( tanto do colaborador quanto do planejamento). Tema do próximo tópico:
Você usa métricas adequadas?
Você adota métricas em sua gestão? Se sim, tem certeza de que elas são adequadas para seu hospital?
O primeiro passo para isso é identificar o que você precisa medir com base nas prioridades definidas em seu planejamento estratégico. Você pode usar os indicadores-chave de desempenho, conhecidos como KPIS.
Os KPIS são excelentes ferramentas para avaliar a qualidade da sua gestão. Além disso, como a rotina de um gestor é rodeada de pilhas de documentos capazes de fazer um nó na cabeça de qualquer um, os KPIS servem para dar clareza e foco no que realmente importa.
Tais indicadores devem estar ao alcance de todos do time. É como se um fosse um mapa: sabendo qual percursos fazer, eles o farão mais confiantes e cientes de sua trajetória com foco em atingir as metas.
Existem diversos tipos de KPIS. Mas, para a realidade hospitalar, os indicadores abaixo são essenciais para avaliar o andamento de sua gestão.
- Indicadores de Produtividade
- Indicadores de Rentabilidade
- Indicadores de Lucratividade
- Indicadores de Qualidade
- Indicadores de Capacidade
Além disso, defina métricas de produtividade tanto individuais quanto para o grupo em geral. Avalie as forças e fraquezas tanto da equipe quanto de cada colaborador. Assim, você trabalha para solucionar fraquezas e reforçar fortalezas.
Mais reuniões, com menos tempo
Especialistas apontam que reuniões diárias com no máximo 10 minutos aumenta o índice de segurança entre os membros do time e reduz o medo de cometer desvios.
Como a rotina hospitalar é bastante acelerada, tente começando aplicando reuniões semanais. Breves reuniões diárias são ótima para solução rápida de dúvidas, alinhamento de metas e expectativas. Depois de feita, o time parte pro trabalho muito mais seguro.
Aliás, cabeça fresca trabalha melhor.
Ginástica laboral?
Ganha o hospital, ganha o colaborador. Implementar um programa de ginástica laboral num ambiente de bastante estresse é uma ótima opção para aliviar corpo e mente de sua equipe e, consequentemente, resgatar todo o potencial dela.
Geralmente, a equipe hospitalar passa bastante tempo sentadas e trabalha sob pressão. Assim ela fica sobrecarregada, o que impacta na produtividade.
E não, não é necessário trocar de roupa, de sala, e investir muito tempo e dinheiro nisso.
Geralmente esses programas ocorrem na sala do colaborador mesmo, tomando de 10 a 15 minutos, no máximo, de seu tempo. Na verdade ganhando, pois dentre os benefícios estão:
- Reduz sensação de fadiga
- Aumenta foco e produtividade
- Melhora a qualidade de vida do colaborador
Além de gerar benefícios para saúde do seu time, isso irá retornar em mais disposição para o trabalho e, consequente, mais resultados.
A média dos valores de programas em Ginástica Laboral é de $ 80,00 a R$ 110,00 a hora aula. Mas geralmente são fechados contratos com empresas cujos valores mensais podem variar entre R$800 a mais de R$ 10 mil.
Treinamentos contínuos
Para tornar seu time cada vez mais escalável, é necessário treiná-lo. E para isso existe diversos tipos de treinamento.
Neste artigo com 5 dicas para redução de glosas, uma delas é sobre treinamento de equipe.
Dentre os modos de treinamento estão os formais, envolvendo prazos e certificados. Os informais, que surgem numa conversa. Os que ocorrem dentro e fora do trabalho, custeado inteiramente ou parcialmente pelo hospital. E os e-learnings, baseado em cursos e conteúdos onlines.
Ao investir em capacitação de sua equipe hospitalar, você ganha tanto em retenção quanto aprimoramento de talentos.
Outra forma de por isso em prática é implementando a gestão do conhecimento.
Quais conhecimentos sua equipe domina e quais poderiam ser melhorados? Eles estão sendo compartilhados entre o time de modo que eleve a performance de todos?
Ao fazer esse levantamento, você pode implementar uma série de atividades com foco em explorar esses conhecimentos. Um exemplo é aplicar a gestão de competência a partir de treinamentos entre a própria equipe.
Eleja um tema e um palestrante, agende um dia e reúna sua equipe para isso. Assim, você tanto valoriza a bagagem individual de cada um, como possibilidade a troca de experiências entre o time e eleva a qualidade dos processos.
Conclusão
Neste artigo, você entendeu que:
– Desperta um novo tipo de liderança capaz de elevar a performance de todo o time
– Para tornar sua equipe hospitalar mais produtiva, engaje-a
– Cultura de comunicação integrada é essencial para alinhar diversas equipes a um propósito em comum
– Foco no planejamento operacional de sua equipe
– Usar os KPIs adequados é essencial para guiar seu time
– Mais reuniões, com menos tempo = time mais confiante e ciente de seu papel
– Ginástica laboral é uma boa opção para reduzir estresse e elevar resultados
– Gestão do conhecimento é útil para espalhar “know-hows” e colher produtividade
E como anda a gestão financeira aí no seu hospital? Confira estas 5 dicas para potencializá-la. Aliás, informação nunca é demais.
