Já parou para pensar em quantos problemas seriam evitados com um simples aviso?
A comunicação é algo básico para a vida humana, nos difere dos animais e ainda assim é um tema pouco discutido dentro das organizações.
Para uma gestão hospitalar de sucesso, a comunicação é ainda mais importante, principalmente no que se refere a organização e processos. Por isso, hoje queremos falar sobre este tema com vocês.
Vamos lá?
Mas primeiro, o que é comunicação?
A comunicação nada mais é do que o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas onde geralmente uma resposta é recebida. Aqui é fundamental garantir que todos os elementos necessários para compreensão da mensagem estejam bem claros.
Para uma organização, em especial na gestão hospitalar, a comunicação deve ser clara, concisa e breve.
Lembre-se: quanto mais objetivo e prática for a sua informação, mais provável que o seu receptor compreenda o que você está falando.
E como eu posso ser mais claro na minha comunicação?
Bom, estar interessado em otimizar a comunicação já é um excelente primeiro passo, por isso você já está de parabéns por chegar até aqui. Agora, é hora de pensar em alguns processos que poderão ajudar a você e na rotina da sua organização.
Entendemos que muitas organizações possuem departamentos de comunicação interna e que as comunicações oficiais da empresa devem seguir os canais centrais.
Isso já é um bom passo para garantir que a comunicação seja única e que todos estejam munidos das mesmas informações.
Isso evita ruídos em seu processo.
Além disso, sempre que possível formalize seus processos, envie e-mails formalizando o que foi discutido pessoalmente e reforce prazos.
Confira agora algumas dicas extras:
Calendários Compartilhados:
Que tal usar ferramentas de mensagem para criar lembretes gerais para todos?
Por exemplo: você pode criar o evento
“Entrega de Faturamento do Convênio X”
E enviar aos colaboradores que precisam passar o processo, assim a informação ficará visível para todos.
Outro ganho é que as plataformas costumam enviar lembretes antes do prazo. As desculpas de “eu esqueci” irão acabar!
Caixa de Serviço:
Sempre que você for enviar um e-mail ou um convite que tenha data, horário e local, ao invés de enviar informações em texto corrido, adicione a final a caixa de serviço.
As informações ficam muito mais claras.
Errado:
Olá, pessoal, bom dia! Nesta sexta-feira farei a festa de aniversário da Clarinha e estão todos convidados, a festa será na minha casa após o expediente!
Certo:
Olá, pessoal! Nesta sexta iremos comemorar o aniversário da Clarinha, estão todos convidados.
- Evento: Aniversário da Clarinha
- Local: R. x, Setor Y, SP
- Data: xx/xx/2021
- Horário: 20h
Conto com a presença de vocês. Abraços!
Viu só como fica mais fácil identificar os pontos mais importantes da mensagem?
Estrutura da sua mensagem:
Lembra da época que você escrevia redação na escola? Seus textos sempre deveriam ter começo, meio e fim, não é? A sua mensagem deve seguir a mesma lógica.
- Contextualize a sua informação – assim ninguém é pego de surpresa
- Explique causas e consequências – destaque pontos importantes
- Faça um breve resumo e comunique o que você espera de volta – quem está do outro lado deve te responder? Então diga “aguardo o seu retorno”.
Deixar claro quais são as expectativas te ajudará a ser mais assertivo.
Reforço do recado:
Acredito que já deixamos essa dica por aqui, mas é sempre bom reforçar: combinou algum prazo ou reunião pessoalmente? Sempre reforce seja por e-mail ou algum canal oficial.
Isso ajudará seus pares a se lembrarem do compromisso e deixa suas ações mais transparentes.
Use o “negrito” e imagens a seu favor:
Em um texto corrido geralmente o que está em negrito chama mais atenção, use isso a seu favor!
Destaque as informações fundamentais da sua mensagem, aquela que ninguém pode esquecer e se possível adicione uma imagem que faça este reforço.
Existem símbolos que já carregam uma mensagem, por exemplo:
Está falando de prazos?
Adicione a imagem de um relógio ou calendário para destacar sua temática.
Só não vai abusar do recurso, hein?
A comunicação e a gestão hospitalar
Agora que você já sabe o que fazer, use também os canais oficiais da empresa como rede de apoio para otimizar a comunicação do seu setor.
Converse o time de Recursos Humanos ou Comunicação Interna para juntos montarem uma campanha de conscientização.
Seja sobre a importância da comunicação ou como todos são parte fundamental para que processos corram bem, deixando claro o papel de cada um.
Então que tal deixar todos os setores conscientes dos prazos uns dos outros?
Na Gestão Hospitalar existem muitos prazos e processos, certo?
Assim é possível negociar entregas e assumir compromissos!
Use as técnicas que falamos por aqui e tenho certeza de que todos irão absorver muito bem a sua mensagem.
