Atuar com gestão hospitalar é percorrer exaustivas montanhas de papéis todos os dias. Não se perder entre elas é um desafio constante. Sabemos que a organização é o caminho para evitar desperdícios, perdas e morosidade nos processos envolvendo documentos. Porém, às vezes acabamos nos perdendo nesse processo.
Estar cercado de documentos não é realidade só dos hospitais. Mas com o avanço da era digital, a escolha por reduzir papéis em rotinas administrativas é motivada não só razões ecológicas. A digitalização é outro motivador, já que isso permite redução de custos, ganho de espaço e facilidade no acesso e organização de tanta informação.
Imaginar um ambiente de trabalho livre de papéis ainda é realidade distante. Até lá, podemos adotar hábitos e processos para melhor gerenciá-los sem grande estresse.
É por isso que neste artigo reunimos as melhores práticas para você pôr tudo em ordem no seu hospital.
Com uma gestão documental certeira, você eleva o padrão de qualidade dos seus processos e, consequentemente, do seu hospital. Então vamos lá.
DO QUE UMA GESTÃO DE DOCUMENTOS EFICAZ É CAPAZ?
Ao estabelecer uma gestão documental eficaz, você ganha em agilidade no processo e aumento de produtividade do time.
É como efeito-dominó: ao otimizar processos, acelerar rotinas e reduzir desperdícios, você está a um passo mais próximo de atingir novos níveis de certificação de qualidade ONA.
Mas antes de partir para os principais pontos, a tarefa que dará o pontapé inicial nesse processo será a otimização de espaço.
Para isso, o primeiro passo é separar os tipos de documentos que você possui. Misturar diferentes gêneros de arquivos é assumir sofrimento na hora que você precisar justamente daquele papel perdido em meio à pilha de documentos misturados.
Depois, separe os documentos correntes, que são de uso mais frequente, daqueles intermediários, de uso menos frequente, e os permanentes, que tem valor histórico e/ou comprobatório. Guarde-os numa área reservada apenas para isso e sob boas condições de armazenamento.
Ou seja:
1º Reserve um espaço apenas para alocação da papelada
2º Separe os tipos de documentos de acordo com seu gênero
3º Separe, dentro de cada gênero, os documentos correntes; intermediários e permanentes
4º Guarde os documentos correntes sob boas condições de armazenamento
Identificação dos Lotes
Feita essa divisão, é hora de organizar esses materiais seguindo uma estrutura lógica para identificá-los. Por exemplo: separar as pastas por tipo, cliente ou setor. Um boa tática é organizar tais pastas por data e ordem alfabética, além de utilizar etiquetas ou pastas coloridas de identificação por agrupamento.
Vale destacar que você deve identificar qual a melhor lógica para a gestão de documentos hospitalares no seu hospital, ao invés de aplicar táticas que não se encaixam muito bem na sua realidade.
É útil ainda descartar papéis após serem digitalizados. Digitalize mesmo aqueles que não podem ser descartados, pois em caso de emergência ou perda, você terá uma cópia deles salva na nuvem.
Inclusive, a prática da informatização do arquivo médico é recomendada pelo Conselho Federal de Medicina como opção para garantir maior seguridade das informações médicas, bem como maior agilidade na lida com os pacientes.
Resumindo: sempre que possível, opte por dar preferência à manutenção online da papelada.
Assim, você assegura que tal conteúdo não sofra nenhuma interferência humana ou ambiental, além de poder acessá-lo de qualquer lugar do mundo, desde que conectado à internet.
A gestão documental eletrônica pode variar bastante entre os hospitais. Mas, em geral, elas podem ter dois tipos de base de dados: vários registros clínicos eletrônicos departamentais, sem vínculo entre eles, ou um sistema que integra todos os departamentos numa só plataforma, com algumas variações de acordo com o departamento ou documento.
Abaixo, você confere por quanto tempo você tem que guardar os comprovantes dos principais tipos de pagamentos.
E para reduzir uso de papéis? O que faço?
Bom, podemos começar por diagnosticar processos nos quais o uso de papéis não é obrigatório. Identifique aqueles em que os papéis podem ser substituídos por arquivos onlines e salvos no Drive, por exemplo. Assim, você pode tanto compartilhar com membros do time como editá-los em conjunto.
O Google Docs, por exemplo, te permite configurar quais determinados usuários podem visualizar, bem como definir quem pode e quem não pode editar o arquivo.
Além disso, o uso de prontuário eletrônico é tendência cada vez maior entre os hospitais, pois isso permite reduzir erros no preenchimento de guias, além de diminuir bastante a papelada do hospital.
O Evernote também é uma opção viável, com ele você pode compartilhar materiais inteiros com o time.
Mas isso abre um novo capítulo: o da segurança da informação. Em tempos modernos, a tecnologia tanto pode ser muito útil quanto danosa. O ambiente online é muito rico e prático, mas também sujeito a armadilhas, como o vazamento de dados sigilosos.
Mas calma, isso também não é motivo para alarde.
Com um sistema de segurança robusto instalado, a confidencialidade dos seus dados é preservada. Além disso, a legislação brasileira tem tomado iniciativas para prevenir que tais vazamentos passem impunes, como a Lei Geral de Proteção de Dados, de 2018.
Dicas Rápidas para gestão de documentos hospitalares
Para acelerar seu processo, confira estas dicas rápidas para gestão documental no seu hospital:
- Periodicamente, atualize seu estoque de documentos eliminando aqueles que não precisam mais de armazenamento.
- Evite a duplicidade de documentos: crie uma espécie de força-tarefa periódica para revisar seus documentos e eliminar arquivos duplicados. O mesmo vale para arquivos digitais: apague arquivos duplicados no Drive para liberar espaço.
- Utilize indicadores de desempenho para monitorar o andamento dos arquivos médicos.
- Se possível, tenha uma equipe responsável pela gestão documental do seu hospital. Esta equipe deve ter noções de técnicas arquivísticas e garantir a padronização de procedimentos técnicos e operacionais envolvendo produção, circulação, avaliação e armazenamento, dentre outras etapas.
- Utilize ferramentas para facilitar a gestão, tema do próximo bloco
Ferramentas
Dentre as ferramentas e possibilidades para gestão documental hospitalar, está a opção de terceirizar essa tarefa por meio das selfs storages, que são espaços alugados para você guardar qualquer tipo de material.
A empresa é responsável por garantir a segurança dos materiais, enquanto você tem as chaves para acessar seu local quando quiser.
Outras opções são:
- Utilização de softwares para gestão de documentos
- Gestão da informação através da rastreabilidade de informações.
- Fornecedores de gestão de documentos físicos
E, se você quer tornar seu time ainda mais produtivo e colher resultados cada vez mais eficazes para seu hospital, convido-lhe a conferir este conteúdo sobre gestão de equipe hospitalar. É clicar no banner abaixo.
Na sua instituição como é feito a gestão e armazenagem de documentos?
Queremos saber quais são os métodos mais comuns entre os hospitais e clínicas, comente aqui abaixo!
