Quando se pensa em rotina hospitalar, logo vem à mente os jalecos brancos, macas, medicamento, prontuários e e.t.c. Tudo isso começa pelo faturamento hospitalar. Trata-se de um setor vital para o funcionamento das clínicas, hospitais e laboratórios.

Neste artigo, você irá aprender tudo sobre:

• O cenário mercadológico do setor hospitalar
• O que faz um um faturista hospitalar
• Ferramentas e Indicadores
• Estratégias de planejamento
• Automação

Vamos lá?

Cenário Mercadológico do Setor Hospitalar, veja como é:

No Brasil, ainda temos uma visão purista sobre o ramo da saúde do ponto de vista mercadológico.

Como assim envolver negócios em um setor que deve prezar pelo salvamento de vidas?

Pois é, a realidade é que hospitais têm custos.

Para se manter e desenvolver serviços de qualidade, é indispensável que haja um planejamento financeiro estratégico. É aí que entra a equipe de faturamento, que diariamente lida com o fluxo contábil do hospital.  

Dentre as ferramentas básicas usadas por esse setor estão:

• check-lists
• protocolos
• relatórios 
• prontuários

Muitos deles manuais. Ou seja, os faturistas antes de tudo devem ser muito organizados, pois estarão sob suas mãos milhares de informações que, juntas, constroem a realidade em que o hospital se encontra.

E a realidade é que nem sempre o mar está para peixe. Com a crise que tomou o país nos últimos anos, vários setores foram atingidos, inclusive o da saúde.

Além disso, dados da União Nacional das Instituições de Autogestão em Saúde (UNIDAS) apontaram que, entre os anos de 2013 e 2017, houve um aumento de 89,4% dos custos de serviços médico-hospitalares.

Devido à complexidade das contas hospitalares, despesas desnecessárias e desperdícios podem infectar o faturamento hospitalar. Por isso, a adoção de mecanismos que tranquem essa torneira é pauta mundial.

O relatório “O Financiamento da Cobertura Universal”, da Organização Mundial da Saúde (OMS), de 2015, mostrou entre 20% e 40% de todos os gastos em saúde são desperdiçados por ineficiência.

Nesse cenário, é fundamental que os hospitais desenvolvam estratégias-chave para não só sobreviver no mercado, mas também sair na frente dele. E aqui você encontrará as informações necessárias para dar o start que precisa.

E como o setor de faturamento pode ajudar?

Primeiro: vamos deixar claro que o setor de faturamento não deve ser encarado apenas como um setor técnico.

Em gestões modernas, a integração é lei. Portanto, é importante que o time de faturamento desenvolva um perfil estratégico, com uma visão holística do negócio e capaz de analisar e antecipar tendências internas e externas ao hospital.

O faturamento hospitalar, enquanto setor,  funciona como a “caixa-preta” do hospital. É lá onde o  Pré-Faturamento e o Faturamento são processados e remessados pela equipe responsável. 

Mas pode-se encarar o faturamento hospitalar a partir de uma visão processual, na qual extrapola departamentos e atinge o hospital como um todo.

É uma visão mais estratégica, integrando líderes e equipes desde o comercial até a contabilidade com o objetivo de atingir estratégias de crescimento.

Para isso, investir em treinamentos constantes é essencial.

Treinamentos constantes deixam os faturistas cada vez mais afiados para interpretar dados e apontar soluções.

Também é importante que os faturistas estejam bem alinhados com o planejamento estratégico do hospital, aquele feito a longo prazo e que reflete a missão da empresa.

Aliás, é o planejamento estratégico que deve nortear o planejamento tático e operacional, quando finalmente a equipe põe a mão na massa com objetivos claros e precisos.

Logo, é crucial que haja lideranças capazes de identificar talentos e delegar tarefas adequadas ao perfil de cada colaborador.

Um líder atento é capaz de elevar a eficiência de faturamento hospitalar apenas por identificar talentos e extrair o melhor de cada membro do time.

Vale frisar ainda que uma estratégia inteligente é maleável, dado que fatores internos e externos podem impactar o seu cronograma, daí a importância de OKR’s (Objectives and Key Resoucers) – vamos falar sobre eles à frente – atualizados periodicamente.

Portanto, colocar sua estratégia em prática e navegar nela com as eventuais adversidades que surgirem ao longo do caminho é importante para que o hospital alcance seu objetivos, mas sem perder o foco.

Mas afinal, o que faz um faturista hospitalar?

O faturista hospitalar realiza atividades de controle e análise do fluxo do ciclo de despesas da empresa. Dentre as suas atividades estão:

• Organizar, conferir e preservar prontuários
• Controlar e organizar assinaturas e carimbo do corpo médico
• Acompanhar regras baseadas em formulários e indicadores padrão
• Verificar a justificativa e a prescrição dos serviços
• Evitar, identificar e analisar glosas e suas causas
• Analisar ganhos financeiros (oriundos de planos de saúde e de pagamento direitos de pacientes)
• Intermediar aquisição de isenções e recursos governamentais
• Atuar na estratégia operacional do hospital
• Registrar dados relacionados ao padrão TISS

Por isso, a equipe de faturamento está envolvida em praticamente todos os setores da empresa.

A equipe deve estar ciente dos gastos gerados pela equipe médica. Custos comerciais, administrativos, tributários e financeiros também.

Com base nisso, a equipe cruza essa montante com a receita líquida e, a partir disso, identifica gargalos e oportunidades.

Em se tratando da jornada do paciente, o faturista atua através do seu prontuário, onde é registrado desde a entrada do paciente, o  período de internação, exames e medicamentos utilizados, além dos custos gerados para o centro cirúrgico, até a sua alta.

O controle desse processo é essencial para que nenhum item seja glosado, isto é, não cobrado.

Infelizmente, o setor ainda carece de eficiência em grande medida devido à manutenção de processos obsoletos, como a gestão manual.

No entanto, graças à tecnologia,  o surgimento de prontuário eletrônico e outras soluções de automação têm conquistado cada vez mais espaço na rotina das gestões hospitalares.

Inclusive, a adoção de algum tipo de Inteligência Artificial já é realidade na grande maioria dos hospitais privados do Brasil.

Em hospitais de maior porte, é necessário ainda implementar Interfaces Setoriais com o objetivo de unificar e fragmentar os indicadores por cada setor do hospital.

Ferramentas que podem auxiliar no faturamento hospitalar

Em meio às atividades do faturista hospitalar estão ferramentas e padrões que são próprios para o setor da saúde.

Basicamente, os dados gerados em processos hospitalares são registrados em TISS, padrão de troca de informações de saúde suplementar.

O TISS é o padrão obrigatório para o compartilhamento, entre os agentes da Saúde, de dados eletrônicos envolvendo atenção à saúde.

Tabelas de Referências para o bom faturista

Muito do trabalho da equipe passa por tabelas de referência  (AMB, CBHPM, TUSS) que são padrões para regular o setor da saúde.

Você pode ter uma noção disso a partir da “Tabela de Referência de Exames, Procedimentos e Terapias da Seguros Unimed – 2018”.  

Nela você é capaz de entender como a operadora orienta a aplicação de coparticipações relativas a exames, consultas, terapias e demais procedimentos.

Os dados têm como base a tabela TUSS da  Agência Nacional de Saúde  (ANS). Essa tabela passa por atualizações invariavelmente, forçando alterações nas tabelas referências das operadoras. Por isso, é importante ficar de olho.

Também faz parte da rotina do faturista hospitalar negociações envolvendo modelos de pacotes e contratos com operadoras e fornecedores, por exemplo. Esse serviço é de extrema importância, pois os pacotes entre os hospitais e operadoras irão definir minuciosamente o que o convênio irá cobrir, item a item. Se isso não for seguido à risca, lá vem glosa.

E, para isso, existem modelos de pacotes. Tomando como exemplo a adoção Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME’s), geralmente associados a altos custos, os faturistas podem atuar em dois modelos:

Quando não há pacote:

após uma análise técnica e posterior autorização do convênio, o hospital adquire os OPME’s junto a fornecedores e repassa ao convênio os custos comerciais, além da fatura em si.

Quando há pacote:

Nesse caso, a gestão de OPME’s é feita diretamente pelo hospital, sem depender do aval das operadoras. Ou seja, não é repassado taxas comerciais às operadoras.

Mas há também modalidade de faturamento direto, em que o fornecedor negocia as taxas comerciais direto com as operadoras, sem passar pelo hospital.

Além disso, as operadoras também podem terceirizar essa negociação.

Para manter o controle desses processos, o uso de protocolos é indispensável. Pois neles estarão todos as diretrizes acordadas com o convênio. Isso auxilia a equipe técnica ao aplicar materiais necessários ao procedimento de um paciente, dispensando aqueles que não são ou que não estão cobertos no contrato. Neste último caso, o hospital solicita à operadora uma análise técnica para liberar o procedimento.

Indicadores são necessários! Saiba o porquê:

Como acompanhar minha gestão e saber para qual rumo estou indo? Com os indicadores certos, você é capaz de mensurar pontos-chave do seu faturamento hospitalar e tomar decisões.

Confira abaixo os principais indicadores:

Faturamento

É o básico e tem por função levantar o faturamento total do hospital. A partir disso é possível enxergar se os custos são maiores ou menores que o faturamento alcançado.

Portanto, é importante a centralização dos dados para que os indicadores sejam avaliados constantemente.

Além disso, o prontuário dos pacientes devem estar preenchidos corretamente para que se possa fazer uma análise efetiva do quadro financeiro do empreendimento.

Qualquer lacuna de informação ou preenchimento errado pode ocasionar as temidas glosas. E não queremos isso, não é mesmo?

• Leia também: Como evitar as terríveis glosas hospitalares

Rentabilidade (ROI)

Serve para calcular o retorno sobre investimento (ROI).  Assim, você consegue medir a eficiência dos custos gerados. É possível calcular o ROI geral do hospital, ou a partir de segmentações de seu interesse, como a rentabilidade por convênio, médico ou setor do hospital.

Retorno sobre Patrimônio líquido

O retorno sobre patrimônio líquido é útil para medir o índice de  rentabilidade do seu empreendimento de saúde. Ele é calculado a partir dos recursos dos investidores e dos próprios recursos do hospital. Abaixo a fórmula do cálculo:

ROE = Lucro Líquido ÷ Patrimônio Líquido

EBTIDA

É um indicador que mede o quanto seu hospital gera recursos a partir de suas atividades operacionais. Aqui são descontados impostos e demais efeitos externos.
A ideia é medir o quanto a empresa é capaz de gerar caixa dentro de um período histórico e comparar com outros concorrentes para medir a sua competitividade.

Planejamento e estratégias

Agora você está por dentro do cenário mercadológico e entende as funções de um faturista hospitalar e os principais indicadores e ferramentas da área.

Mas dominar tudo isso nem sempre basta…

É necessário que você adquira um planejamento estratégico para executar seu trabalho da maneira mais eficiente o possível.

Confira abaixo alguns clássicos métodos de estratégias de gestão que podem te ajudar bastante:

Plano de Contingência

O que você, enquanto faturista hospitalar, faria em caso de uma catastrófica perda financeira? Se você não tem uma resposta pra isso, vale a pena começar a refletir sobre!

O plano de contingência é fundamental para você não perder o controle numa eventual situação de crise, além de agir com rapidez e eficiência.

Para isso, levante possíveis cenários que podem impactar no seu faturamento. Converse com equipes e colegas de outros departamentos e levante os piores cenários possíveis. E, em cima disso, monte um plano para cada um deles.

É claro que algumas crises pegam a gente de surpresa. Mas é importante que você tenha um plano a seguir em caso de o sinal amarelo acender.

Matriz Swot

Um dos modelos mais tradicionais e eficientes de gestão, a Matriz SWOT (Forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) pode ser um grande aliado para o seu processo.

Você deve levantar as forças e fraquezas do seu hospital (ambiente interno), e as oportunidades e ameaças (ambiente externo).

Feito isso, você deve atuar principalmente sobre forças e fraquezas de seu hospital de modo que fortaleça as oportunidades e afaste as ameaças, dois aspectos que fogem do seu controle.

Método Smart

Bastante útil para gerenciar processos e pessoas no acompanhamento de suas metas, o método é baseado em:

• Specific (específico): a sua meta tem que ser específica. Sem rodeios ou delongas. Ex: reduzir glosas mensais em 5%.
• Measurable (mensurável): para cada meta, estabeleça um indicador que irá guiar seu cumprimento.
• Attainable (atingível): crie metas ambiciosas, mas dentro do que seu hospital é capaz de atingir.
• Relevant (relevante): as metas são relevantes para atingir seu planejamento estratégico? É importante que haja esse alinhamento.
• Time bound ( temporizável): tem a ver com a definição de prazos.

OKR(Objectives and Key Resources)

É um sistema de definição e acompanhamento de metas. É muito utilizado pelas empresas do vale do Silício, como o Google. É composto por dois indicadores: objetivos e resultados-chave.

O objetivo deve ser claro, memorável e engajador, de modo que todos se sintam inspirados a alcançá-lo. Já os resultados-chave são os indicadores que acompanharam o atingimento desse objetivo.

A AUTOMAÇÃO é sua melhor aliada

Com o desenvolvimento, aqueles hospitais que aliam tecnologia com planejamento estratégico saem na frente.

Diante desse cenário de desperdício que atinge o setor hospitalar, a automação de alguns processos é o ideal. E ela impacta positivamente no empreendimento como um todo, que lucra mais no final.  

Vale lembrar que a automação é realidade posta e tendência cada vez mais frequente dentro de vários setores de hospitais.

Por isso, apresentamos a você o ZG Faturamento Eficiente. Nossa solução pode revolucionar sua gestão financeira.

Dentre suas funções, está a capacidade de identificar padrões de glosas e alertá-lo(a) antes do envio de seus XMLs para as operadoras.

Ele também é capaz de:

– Alertar itens com códigos ou valores incorretos
– Verificar a elegibilidade dos pacientes
– Garantir que o token esteja válido
– Validar todas as autorizações

CONCLUSÃO

Bom, se você leu até aqui, espero que tenha gostado do conteúdo sobre o setor de faturamento hospitalar.  

Neste artigo você pôde entender que:

• A gestão hospitalar enfrenta desafios mundiais.
• O desperdício de recursos é um dos maiores desafios a serem superados.
• Hospitais que se anteciparem às novas tecnologias devem sair na frente.
• O faturamento hospitalar atinge todas as entranhas do seu hospital e pode ser pensado enquanto setor e enquanto processo.
• Há indicadores e ferramentas típicas para faturistas hospitalares que precisam de atualizações periódicas.  
• Métodos estratégicos são essenciais para atingir seus objetivos.
• A automação de alguns processos é a solução ideal para economizar milhões.

Faturamento Hospitalar é um processo longo e, portanto, sujeito a erros. No Ebook abaixo, trazemos os 5 erros mais comuns do Faturamento Hospitalar, bem como formas solucioná-los. Clique e baixe grátis para ler quando quiser.