A Beneficência Portuguesa de São Paulo é o maior polo privado de saúde da América Latina em número de leitos. Fundada em 1859 por comerciantes portugueses, a instituição chegou ao século XXI com mais de 1.000 leitos, 7.000 colaboradores, 3.000 médicos e mais de 1,8 milhão de atendimentos por ano em especialidades de alta complexidade como cardiologia, oncologia e neurologia.
Com esse volume, o ciclo de faturamento da BP é um dos mais complexos do setor hospitalar brasileiro. Dezenas de operadoras, contratos com regras específicas para cada uma, milhões de itens a conciliar por ciclo. Quando os processos são manuais, a escala do problema cresce junto com a escala do hospital.
O problema que a equipe enfrentava
A equipe de faturamento da BP era qualificada e dedicada. O problema não era a competência das pessoas. Era o volume de trabalho manual que o crescimento do hospital foi acumulando ao longo dos anos.
O processo completo de conciliação de glosas levava cerca de um mês para ser concluído. Com esse prazo, a equipe vivia sob pressão constante para recursar dentro da janela contratual de cada operadora. Operadoras diferentes têm prazos diferentes, e um mês de processamento manual deixava pouca margem para casos complexos ou para prazos mais curtos.
Além do prazo, havia um segundo problema estrutural: o processo manual, por mais cuidadoso que fosse, estava sujeito a inconsistências. Em um volume de milhões de itens, pequenas divergências, desde centavos até valores maiores, se acumulavam ao longo dos meses em um montante significativo de saldos não conciliados.
Antônio Polido, gerente financeiro do BP, começou a buscar soluções no mercado em 2015. A busca passou por várias propostas antes de chegar à ZG Soluções.
Como ele descreveu a avaliação:
“No início de 2016, quando estávamos avaliando o que havia disponível no mercado, desde já se percebia que a parceria com a ZG tinha tudo para dar certo por conta da agilidade que ela tem em nos trazer informações, tirar dúvidas e mostrar como as soluções podem acontecer.”
A solução implementada
Ao adotar o Zero Glosa, a mudança mais imediata foi no processo de conciliação de demonstrativos de pagamento.
Antes, a equipe precisava cruzar manualmente o que foi faturado com o que foi pago pela operadora, item a item, conta a conta. Com o Zero Glosa, os demonstrativos de pagamento passaram a ser gerados automaticamente pelo cruzamento dos padrões acordados em contrato entre operadora e hospital.
Esse é o mecanismo que explica a maior parte dos ganhos de tempo: em vez de construir o demonstrativo manualmente, a equipe passou a receber um demonstrativo já cruzado, com as divergências identificadas e os saldos pendentes calculados. O trabalho da equipe migrou de processamento para análise e ação.
Com informações confiáveis e demonstrativos gerados automaticamente, a etapa seguinte, solicitar o pagamento à operadora, passou a ser feita com muito mais segurança e objetividade. Operadoras e hospital passaram a negociar com base nos mesmos dados, eliminando a disputa sobre divergências de cálculo.
Os resultados em números
Redução de 86% no tempo de conciliação de contas
O resultado mais expressivo do case. O processo que antes consumia cerca de um mês passou a ser concluído em uma fração desse tempo, eliminando a pressão de prazo que afetava toda a operação.
Redução de 61% nos saldos a conciliar
Em um ano de operação, os saldos pendentes de conciliação caíram 61%. Com o processo automatizado identificando divergências com precisão, o acúmulo de saldos que antes crescia mês a mês passou a diminuir de forma consistente.
Redução de 54% no tempo para receber os valores após conciliação
Com demonstrativos precisos e recursos fundamentados em dados confiáveis, o tempo entre a conciliação e o efetivo recebimento dos valores contestados também caiu significativamente.
Resultado operacional: crescimento sem crescimento de equipe
Um aspecto que Antônio destacou como especialmente relevante para a gestão: a receita do BP continuou crescendo, mas a equipe não precisou crescer proporcionalmente. A conciliação eletrônica absorveu o aumento de volume sem exigir mais pessoas para processar os dados manualmente.
O efeito nas negociações com operadoras
Com dados precisos e demonstrativos gerados automaticamente, o BP ganhou um ativo importante nas relações com operadoras: credibilidade nos recursos apresentados.
Quando um hospital apresenta um recurso de glosa com dados que a operadora sabe que são corretos, a negociação muda de natureza. Em vez de uma disputa sobre qual versão dos números está certa, a conversa passa a ser sobre a interpretação das regras contratuais.
Operadoras que recebem recursos respaldados em dados confiáveis processam esses recursos de forma diferente de recursos baseados em apurações manuais sujeitas a erro. O BP passou a ser um prestador que a operadora sabia que estava enviando dados precisos, o que acelerou o ciclo de análise e pagamento.
O que o case do BP revela para gestores hospitalares
A experiência da Beneficência Portuguesa tem uma lição específica para gestores de hospitais de médio e grande porte: quando o volume de contas cresce, o problema do processo manual não cresce linearmente. Cresce de forma exponencial.
Um hospital que processa 10.000 itens por mês com processo manual tem um nível de dificuldade. O mesmo hospital processando 100.000 itens por mês com o mesmo processo manual não tem 10 vezes mais dificuldade. Tem muito mais, porque as inconsistências se multiplicam, os prazos ficam mais difíceis de cumprir e o custo de retrabalho aumenta em proporção ao volume.
A automação resolve esse problema na raiz: o volume pode crescer sem que o tempo de processamento cresça junto. É o que permitiu ao BP continuar crescendo sem precisar crescer proporcionalmente a equipe.
Com prazo médio de recebimento em 77,35 dias e inadimplência das operadoras em 56,51% em 2025 (Observatório ANAHP 2026), a velocidade e a precisão no ciclo de conciliação têm impacto financeiro direto no fluxo de caixa de qualquer hospital. O BP passou de um ciclo de um mês para dias, com 54% de redução no tempo para receber os valores após a conciliação.
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